Nous avons présenté dans un article de ce blog les processus et le RNQ, puis détaillé les critères du RNQ dans les articles
- Le Critère 1 et l’information du public
- Le Critère 2 et la conception des prestations
- Le Critère 3 et la réalisation des prestations
- Le Critère 4 et la gestion des moyens humains et matériels
- Le Critère 5 et la gestion des compétences
- Le Critère 6 et l’environnement professionnel de l’OF
- Le Critère 7 et et les appréciations, les réclamations et l’amélioration continue
Il est temps maintenant de décrire le déroulement de l’audit Qualiopi.
Un conseil : n’attendez pas d’avoir terminé votre préparation pour vous occuper de l’audit !
Généralités
Comme vous le savez probablement, la certification Qualiopi est obtenue après un audit.
Cet audit est appelé “audit initial”. 18 mois après celui-ci aura lieu un “audit de surveillance” et 3 ans plus tard viendra “l’audit de renouvellement”. Et ainsi de suite.
La durée de chaque audit est fixée dans “l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail“.
Elle dépend de 3 critères :
- le chiffre d’affaire de l’activité formation. On exclue du calcul le CA des activités prestations de service, vente ou conseil. Le chiffre d’affaire retenu est en fait le total des produits communiqué dans le dernier BPF
- le nombre de sites administratifs. C’est le nombre de sites géographiques distincts où travaillent des salariés participant à la gestion des formations.
- les activités délivrées par l’organisme. On distingue 4 activités : actions de formation, bilan de compétence, VAE, apprentissage.
Dans cet arrêté se trouve le tableau suivant qui permet de calculer les durées des audits :
Les références aux actions de la 1ère ligne du tableau sont précisées dans l’Article L6313-1 (Modifié par LOI n°2018-771 du 5 septembre 2018 – art. 4). Les voici ci-dessous :
Les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle sont :
1° Les actions de formation ;
2° Les bilans de compétences ;
3° Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, dans les conditions prévues au livre IV de la présente partie ;
4° Les actions de formation par apprentissage, au sens de l’article L. 6211-2.
Comme pour la série d’articles sur les critères Qualiopi, nous nous placerons dans le cas d’un organisme
- de taille modeste : moins de 150 000€ de chiffre d’affaire formation,
- ayant un seul site administratif : pas de site échantillonné
- et ne délivrant que l’activité “actions de formation” (L6313-1 1°)
Pour un tel organisme, l’audit initial durera une journée et l’audit de surveillance une demi-journée.
Si vous souhaitez aller plus loin, consultez la FAQ du ministère qui contient des exemples de calcul de durées d’audit et bien d’autres indications : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/faq_certification-qualite.pdf
Choisir l’organisme certificateur
Pour Datadock, il suffisait de se connecter sur le site web www.data-dock.fr, d’expliquer nos processus et de déposer des modèles de document.
Pour Qualiopi, vous devez choisir un organisme certificateur (OC) qui vous auditera et vous délivrera la certification.
C’est un passage obligé. Ces organismes ont des statuts divers mais au final ce sont des entreprises privées ou des associations. Il n’y a pas d’organisme certificateur Qualiopi en “.gouv “!
Au 10 juillet 2021, il y a 30 organismes certificateurs : des gros, des moyens, des petits, …
Leur liste est disponible sur le site gouvernemental : Liste des organismes certificateurs
Pour vous y retrouver, je vous conseille de consulter l’excellent comparatif réalisé par Steve VANESSE : Tableau comparatif des organismes certificateurs sur le site socialcompare.com
Fixez des critères : prix (y compris frais), réactivité, feeling, qualité (dans le sens “capacité à satisfaire les besoins des clients”), etc, renseignez-vous et comparez.
Attention à la pertinence de vos critères. Des OC comme l’AFNOR ou Qualitia ont des auditeurs partout en France. La proximité du siège social de l’OC n’est donc pas importante …
Inutile d’y passer plus de 2 heures et de tergiverser : c’est blanc bonnet et bonnet blanc … même si certains ont des pompons !
Après avoir lu cet article, choisissez une période d’audit, par exemple la 2ième quinzaine d’octobre et sélectionnez 3 OC en fonction de vos critères.
Demandez dès maintenant des devis en précisant votre CA formation, le nombre de sites à auditer et vos activités.
Remettre cette étape à plus tard n’a pas de sens : elle ne dépend pas de votre préparation. C’est plutôt l’inverse qui vous poussera à avancer.
Une fois les devis reçus, étudiez les, choisissez et informez l’OC rapidement de votre décision pour que celui-ci ait le temps de traiter votre demande.
Comme la période de fin d’année sera tendue, tous les OC devront faire des arbitrages.
Un devis laissé sans réponse polluera les processus de vente des OC et certains choisiront surement de clôturer rapidement les devis sans réponse. Donc répondez rapidement !
Soyez chic, informez aussi les autres OC que vous n’avez pas retenu leur proposition …
Préparation de l’audit par l’organisme certificateur
Après réception de votre accord, l’OC préparera l’audit, en particulier, il vous proposera des dates d’audit et désignera un auditeur.
Comment sera choisi l’auditeur ? Réfléchissons un peu :
- un auditeur peu expérimenté ne sera pas désigné pour auditer un gros OF multi-site
- un auditeur trop éloigné de vos locaux plombera l’affaire avec des frais de déplacement. Cette année l’audit se fera probablement à distance mais pour les audits de surveillance, de renouvellement, etc ?
- un auditeur qui vous connait se désistera (risque de conflit d’intérêt)
Les OF de taille modeste seront donc audités par un auditeur habitué aux OF de taille modeste et habitant la région. C’est lui aussi qui viendra vous auditer lors de l’audit de surveillance.
L’auditeur désigné par l’OC aura entre les mains les quelques informations que vous aurez transmises à l’OC lors de votre inscription : BPF, organigramme, description de l’activité …
Il vous contactera alors pour se présenter et caler avec vous les détails de l’audit : horaires, lieu, …
Il souhaitera aussi se faire une idée plus précise des particularités de votre OF : délivrez-vous des formations certifiantes, des formations avec stage, etc …
Il doit en effet calculer les durées à consacrer aux divers indicateurs. Si par exemple, vous n’avez pas de sous-traitants, le temps passé sur l’indicateur 27 sera réduit.
En fonction de vos réponses, il construira un plan d’audit qui sera résumé dans un document (généralement un fichier Excel)
Par exemple :
- 9h-9h20 : Réunion d’ouverture
- 9h20-10h00 : Critère 1, indicateurs 1 et 2 (3 non applicable)
- …
- 16h40 – 17h : Réunion de clôture
Il vous enverra ce fichier par mail quelque temps avant l’audit pour que vous le complétiez : en face de chaque critère/indicateur vous indiquerez le nom et la fonction de la ou des personnes qui répondront à ses questions. Vous lui renverrez ensuite le fichier par mail.
Chouette ! La prochaine étape sera l’audit ! Mais il faut d’abord se préparer.
Se préparer et savoir que l’on est prêt
On pourrait penser que
- Si vous êtes prêt, l’audit Qualiopi n’est qu’une formalité !
- Et si vous n’êtes pas prêt l’audit Qualiopi sera une galère infâme !
C’est un peu vrai, mais un peu seulement.
- Un perfectionniste ne se sentira jamais prêt et pourtant il le sera …
- Un “artiste” se croira peut être prêt mais ne le sera pas …
Il faut donc appuyer son sentiment sur des éléments factuels et pour cela, vous pouvez soit organiser un audit interne, soit réaliser des audits croisés avec des collègues d’autres OF, soit faire appel à un prestataire extérieur.
Quoiqu’il en soit, un audit se prépare non seulement pour obtenir la certification, mais aussi par respect pour l’auditeur.
Celui-ci voit des OF à longueur de semaine et vous pouvez parier qu’il est fatigué, surtout dans cette période …
Quand on est auditeur, rien n’est plus pénible que se retrouver face à un comique qui ne connait pas le processus ou la procédure ou les documents qu’il doit vous expliquer et qui essaye de trouver des excuses ou de noyer le poisson.
Un audit n’est pas un examen scolaire devant un jury avec une note à l’arrivée. C’est plutôt 23 ou 25 ou 28 ou 32 micro-examens avec un résultat du type succès-échec.
Vous devez maitriser ce que vous allez expliquer à l’auditeur pour chaque indicateur : le contexte, ce qui est effectivement réalisé, les documents utilisés, la gestion des cas particuliers, …
Quand vous maitriserez ce que vous allez expliquer à l’auditeur, vous saurez que vous êtes prêt !
Vous pouvez imprimer les documents qui serviront de preuves pour les montrer à l’auditeur. Vous pouvez aussi utiliser un ordinateur et un écran.
Rangez au préalable ces documents dans des dossiers : Critère 1, Critère 2, etc. Il est normal qu’un même document soit présent dans plusieurs dossiers.
Contre-productif : créer un dossier par indicateur. Le jour de l’audit, on passe son temps à ouvrir des dossiers sur l’ordinateur.
Quand l’auditeur vous questionnera, vous montrerez le document correspondant sans hésitation et il servira de preuve.
Éviter à tout prix de devoir fouiller dans vos dossiers ou dans le disque dur de votre ordinateur : vous DEVEZ savoir où sont rangés les documents et les informations puisque vous êtes censé MAITRISER vos processus !
Enfin, si possible, simulez l’audit !
Le jour de l’audit
Contrairement à ce que pensent certains, l’auditeur ne relèvera que des “vraies” non-conformités (il n’est pas payé à la NC donc inutile pour lui de se créer du travail, n’est-ce pas ! Idem pour l’OC)
Qualitia précise par exemple “L’auditeur ne réalise pas l’audit en recherchant des non-conformités, il est là pour rechercher LA CONFORMITE au Référentiel National Qualité.” Position qui me semble très pertinente.
Enfin, gardez à l’esprit que l’auditeur ne souhaite qu’une chose : mener l’audit rondement et rentrer chez lui car demain il recommence ailleurs. Pragmatique, n’est-ce pas ?
La réunion d’ouverture : petite réunion où il vous rappellera et vérifiera avec vous le champ de l’audit, autrement dit les indicateurs à auditer.
Il précisera le déroulement de la journée et expliquera clairement ce qu’il attend de vous. En passant, on prend le café et on peaufine les derniers détails : pauses et déjeuner notamment.
C’est aussi à ce moment-là qu’il échantillonne.
Échantillonnage : vous lui montrez la liste des prestations que vous avez gérées et réalisées en “mode Qualiopi”. Il n’a que faire des prestations réalisées l’an dernier alors que vous n’aviez pas encore pris en compte les exigences du RNQ.
Comme votre OF est de taille modeste et ne réalise que des actions de formation, dans la liste, il choisit 2 prestations qui lui semblent refléter votre activité.
Si par exemple vous affirmez sur votre site web que vos formations sont sur mesure, il choisira une formation sur mesure …
Pendant l’audit, il suivra les indicateurs du RNQ dans ces dossiers …
Si votre OF n’est pas nouvel entrant, au pire du pire, il faut avoir au moins 1 dossier à lui montrer.
Pour chaque indicateur :
Chaque auditeur a son petit rituel.
Il peut par exemple commencer par lire l’énoncé de l’indicateur sur le RNQ.
Il pose ensuite la question de la mort qui tue : “comment avez-vous pris en compte cette exigence ?” ou “expliquez-moi comment cet indicateur se traduit dans votre processus ?”
Vous répondez alors en expliquant “comment vous avez pris en compte cette exigence” !
Montrez que vous maitrisez vos processus : une petite explication de 5 ou 10 lignes max suffit généralement. Vous aurez pris soin de préparer ce laïus puisque vous savez que l’on vous posera la question !
Expliquez les choses dans l’ordre : d’abord le traitement du cas général, puis les cas particuliers. Ne pas oublier d’expliquer comment les documents de cet indicateur alimentent aussi d’autres indicateurs si c’est le cas. Vous montrerez ainsi votre compréhension de Qualiopi.
Allez à l’essentiel : inutile de raconter votre vie et celle de vos formateurs, comment vos formations sont passionnantes et innovantes et importantes pour la société actuelle car … Il vous recadrera rapidement.
Restez factuel : si vous brodez, l’auditeur le sentira immédiatement et vous lui offrirez l’occasion de rebondir et de vous poser des questions plus précises. Il n’hésitera pas à vous mettre le nez dans vos contradictions : “Pourtant, à l’indicateur 12, vous avez affirmé …”
Attendez vous à d’autres questions : pour mieux comprendre ce que vous avez mis en place, l’auditeur vous posera des questions de plus en plus précises et c’est normal. Il doit se faire une idée de la maturité de votre OF sur ce thème.
Vous pouvez lui montrer tout document qui facilite sa compréhension. Par exemple des modèles de formulaires, des schémas, des modes opératoires, etc. Éventuellement, affichez les sur l’écran d’un ordinateur …
Inutile toutefois d’insister : il a sûrement déjà vu de nombreuses déclinaisons de la manière de gérer cet indicateur.
Il vérifiera ensuite dans les dossiers échantillonnés si ce que vous affirmez est bien présent.
S’il constate que quelque chose ne va pas, il vous le montrera et vous demandera si vous êtes d’accord avec lui. La NC n’est pas loin !
Généralement, quand il met le doigt dessus, cela devient une évidence … et on ne peut qu’acquiescer.
Si vous n’êtes pas d’accord, écoutez et comprenez ce qu’il dit plutôt que d’essayer de le convaincre. Dans 98% des cas ou plus, le problème viendra de votre compréhension de l’indicateur.
- Votre travail est de gérer des dossiers de formation (et pas que !).
- Son travail, c’est de connaître les indicateurs du RNQ : il suit des webinar sur le sujet régulièrement, il consulte des FAQ, il participe à des forums, il suit des formations délivrées par l’OC, etc. Et il en parle tous les jours.
Gardez à l’esprit qu’une NC n’est qu’une péripétie dans la vie de votre OF et que les NC se gèrent sans passion …
La réunion de clôture : en fin de journée, il s’isolera tout d’abord pour préparer les conclusions de l’audit.
Lors de la réunion de clôture, il fera un point sur ce qu’il a noté et expliquera les non-conformités relevées, s’il y en a, et les modalités pour les lever. C’est le moment de prendre des notes.
Il expliquera aussi la suite du processus d’audit.
Ouf ! La journée est terminée et l’audit tant redouté est passé !
Le rapport d’audit et les non conformités
Quelques jours après l’audit vous recevrez le rapport d’audit qui au mieux vous annoncera qu’il n’y a pas de non-conformités et listera quelques points forts et quelques points faibles.
Dans ce cas, l’auditeur aura aussi transmis ce rapport à l’OC avec un avis favorable.
L’OC l’examinera en commission ou le fera examiner par un expert. La décision de délivrance de la certification sera très probablement prise et vous recevrez le certificat environ 3 semaines après l’audit.
S’il n’y a aucune NC majeure et de 1 à 4 NC mineures, vous êtes dans un cas non bloquant.
Complétez le rapport d’audit en précisant pour chaque NC votre plan d’action, autrement dit ce que vous allez faire pour la lever. Vous pouvez aussi rédiger un plan d’action dans un document séparé si le rapport d’audit ne prévoie pas de zone de réponse à la NC.
Un texte de quelques lignes suffit généralement : “nous allons ajouter une zone de saisie sur le formulaire …”, “une colonne sera ajoutée au tableau …”
Renvoyez le rapport et/ou le plan d’action à l’auditeur rapidement, dans les 5 jours.
A réception, si ce que vous proposez est cohérent, l’auditeur validera vos propositions et transmettra le rapport avec un avis favorable à l’OC.
Vous aurez alors 6 mois pour mettre en place ce que vous vous êtes engagé à faire. Ce sera vérifié lors de l’audit de surveillance.
Si l’auditeur a relevé des NC majeures ou plus de 5 NC mineures, vous êtes dans un cas bloquant.
Vous avez 3 mois pour lever les NC et expliquer à l’auditeur, par mail habituellement, ce que vous avez réalisé pour les lever. Proposez votre plan d’action à l’auditeur avant de commencer.
Par exemple, vous expliquez à l’auditeur que vous avez mis en place le formulaire qui manquait et vous lui envoyez le modèle du formulaire que vous avez mis en place.
Au pire, l’auditeur décidera qu’un audit complémentaire est nécessaire. C’est très rare chez les OF de taille modeste sauf si le nombre de NC majeures est important.
Lorsque vous avez levé toutes les NC bloquantes, l’auditeur transmet le rapport à l’OC avec un avis favorable.
Voilà pourquoi 100% des OF sérieux obtiennent la certification Qualiopi.
Le certificat
Un (beau) jour, vous recevez le certificat par la poste ou, c’est moins attrayant, vous recevez un mail vous expliquant que vous pouvez le télécharger sur le site de l’OC. Ce que vous vous empressez de faire !
Attention : vous pouvez faire ce que vous voulez du certificat mais vous ne pouvez pas utiliser le logo Qualiopi n’importe où et n’importe comment.
Vous devez respecter la charte d’usage de la marque Qualiopi et la charte graphique du logo que vous transmettra l’OC. On peut venir vous titiller si vous en usez à tort et à travers.
Si vous avez des doutes sur ce que vous pouvez faire, regardez ce que font les autres OF. C’est le plus simple.
L’audit de surveillance
18 mois après l’audit initial (en fait entre 14 et 22 mois après l’audit), vous allez devoir passer un audit de surveillance. Dans le cas d’un OF de taille modeste et ne délivrant que des actions de formation, il durera une demi-journée.
Vous retrouverez votre cher auditeur qui s’assurera que vous avez bien continué à utiliser ce que vous lui avez montré lors de l’audit initial. N’oubliez pas qu’il dispose du rapport d’audit initial (et de ses notes).
Il faudra faire attention à plusieurs points :
- Les NC que vous avez levées lors du 1er audit
- Les points de surveillance qu’il a pu vous signaler
- L’utilisation de la marque Qualiopi
Vous voilà ensuite reparti vers l’audit de renouvellement 18 mois plus tard !
Derniers conseils
Vous n’avez aucune raison de stresser pour l’audit. Dites-vous que vous ne perdrez que ce que vous n’avez pas !
Au pire, vous récolterez du boulot car vous devrez lever des non-conformités !
Si vous avez des questions, avant, pendant ou après l’audit, posez-les sans crainte. L’OC, l’auditeur et vous-même avez tout intérêt à ce que le processus de l’audit soit fluide et que tout se passe simplement. Ils répondront volontiers à vos questions.
Vous pouvez aussi questionner l’auditeur pendant l’audit. Les pauses, le déjeuner dans un petit restau sympa sont des moments propices. Vous pouvez proposer de régler sans que cela soit mal interprété, de toute manière, c’est bien vous qui réglez les frais de déplacement.
Éviter tout de même des questions qui montreraient que vous n’avez pas compris un indicateur ! Inutile de se vanter de ses défauts !
Avez-vous besoin d’un audit à blanc ?
Nous accompagnons tous les jours des OF vers la certification. Ma première réflexion est de dire à nos clients : si vous avez besoin d’un audit à blanc, c’est que nous avons mal fait notre travail d’accompagnateur …
D’un autre côté, un audit à blanc rassure les dirigeants et les personnes de l’OF qui appréhendent de se retrouver face à l’auditeur. Il a un petit côté formatif très sécurisant. Et ne nous mentons pas, cela nous rassure aussi !
Il détecte aussi très souvent des points qui auraient valu une non-conformité.
Par contre, si vous vous préparez seul, devez-vous envisager cette prestation ? Ma réponse est oui, sans hésiter.
Première raison à prendre en compte : qui échoue à être certifié ? Généralement, les indépendants qui se sont préparés tout seul, ont mal compris les indicateurs et sous-estimé le niveau attendu.
Lors de l’audit initial, ils subissent une rafale de non-conformités et décident d’abandonner et de travailler en sous-traitance ou avec un portage salarial Qualiopisé. Parfois, certains nous appellent !
Pour la deuxième raison, revenons aux fondamentaux : la démarche Qualiopi vous contraint à une gestion quotidienne plus lourde, plus chronophage que ce que vous faisiez jusqu’ici. Elle définit donc votre futur.
Vous avez économisé sur l’accompagnement et c’est bien. Mais vous êtes aussi passé à côté de ce que l’accompagnateur peut vous apporter et qui est probablement le principal ROI de l’accompagnement : l’optimisation des processus.
Un audit à blanc d’une journée coûtera entre 500€ et 800€. Pour info, chez UCert, cette prestation est facturée 625€.
Ce jour-là, vous serez formé à l’audit, rassuré sur le travail que vous avez réalisé et vous éviterez de futurs désagréments !
Vous saurez aussi si vous êtes allé trop loin dans votre préparation et, dans ce cas, l’auditeur vous expliquera comment alléger vos processus.
Pour conclure
Nous venons de passer en revue le processus de l’audit Qualiopi.
Préparez vous sérieusement mais sans excès pour vivre un audit fluide et rapide. Faites simple et tout ira bien !
J’espère que vous laisserez un commentaire, donnerez votre avis sur cet article, poserez des questions et apporterez vos remarques !
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Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.
