Qualiopi, c’est bien ! Respecter les obligations légales … aussi !

C’est un peu étonnant mais de nombreux OF qui contactent UCert pour un accompagnement Qualiopi négligent ou ne connaissent pas les obligations légales des OF.

Cela s’explique très bien : les personnes changent de poste, quittent l’OF, des alternants sont embauchés, des formateurs basculent vers l’administratif, etc. Petit à petit les informations se perdent dans la stratosphère.

Il y a aussi les sociétés qui créent un OF pour une activité partielle sans y mettre de ressources et les nouveaux arrivants qui sont un peu perdus.

Pourtant, si on veut respecter les exigences de Qualiopi, il faut construire sur des bases solides !

Nous allons donc repasser ces obligations en revue et vous fournir des billes, autrement dit des liens vers des documents intéressants.

Mais avant toute chose, téléchargez le Guide des OF 2022 !

Actualités : CPF et sous-traitance

Avant de voir les obligations classiques, rappelons que l’actualité du CPF (Compte personnel formation) est assez chargée.

Pour les OF, le CPF se résume souvent à une plateforme de vente en ligne avec ce que cela comporte de stratégie commerciale. Le coté “vendeurs” de cette plateforme est EDOF, et le coté “acheteurs” est le site Mon Compte Formation.

Les obligations qu’un OF doit respecter pour être inscrit sur EDOF se sont complexifiées avec la “LOI n° 2022-1587 du 19 décembre 2022 visant à lutter contre la fraude au compte personnel de formation et à interdire le démarchage de ses titulaires” et sa mise en œuvre avec le Décret n° 2023-1350 du 28/12/2023 (“Décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 portant diverses mesures relatives au compte personnel de formation ainsi qu’au bilan de compétences et visant à lutter contre la fraude à ce compte et à interdire le démarchage de ses titulaires”).

Ce décret concerne en particulier, la sous-traitance et les sous-traitants …

  • pour le donneur d’ordre : responsabilités accrues et diverses obligations
  • pour le sous-traitant : obligation d’être certifié Qualiopi sauf si statut d’autoentrepreneur avec moins de 77700€ de CA

Si vous vendez via le CPF ou si vous souhaitez vendre via le CPF, il faut prendre en compte ces obligations et il faudra pouvoir prouver que vous les respectez.

Cette actualité est assez complexe. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur ce point.

1ère obligation : avoir une structure juridique

Pouvez-vous être formateur sans avoir une structure juridique (autoentrepreneur à minima) ? Oui, vous pouvez intervenir en tant que salarié (à temps partiel, voire très très partiel !) pour un organisme.

C’est le cas par exemple :

  • des formateurs salariés par une société de portage salarial qui est aussi OF
  • des formateurs occasionnels qui interviennent de temps en temps (moins de 30 jours par an) dans un OF

Mais si vous voulez contractualiser directement avec vos clients au travers de conventions, devis, contrats, … , vous devez avoir une structure juridique et un SIRET.

2ième obligation : avoir un numéro de déclaration d’activité ou NDA

Muni de ce SIRET, vous pouvez maintenant demander à la DREETS de votre région le fameux NDA !

Bien sûr il vous faudra un peu plus que le SIRET. Pour la liste des pièces à fournir et la procédure, consultez : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F19087

A noter que “La déclaration d’activité doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou premier contrat de formation par le prestataire.”

Donc, si vous êtes sérieux, vous pouvez délivrer des formations en attendant le NDA. Indiquez simplement “En attente de numéro de déclaration d’activité” sur vos documents.

Mais attention, l’attribution d’un NDA n’est pas automatique.

En 2022, 31 274 dossiers ont été déposés dans les services. 24 695 ont été enregistrés et 6 579 dossiers ont été refusés.

Attention : vous n’êtes pas concernés par l’obligation de déclaration :

  • si vous proposez à des particuliers des formations dans le cadre de leurs activités de loisirs (apprendre le piano par exemple);
  • si les formations sont délivrées en interne, pour votre personnel et par vos propres moyens.

En passant, je vous rappelle que si vous faites appel à un intervenant extérieur pour vos formations, il doit avoir un NDA.  

3ième obligation : déposer un bilan pédagogique et financier annuel ou BPF

Ah Les stats ! Que serait un gouvernement sans statistiques ?

Si vous voulez diffuser de l’information sur la formation professionnelle, il vous faut des chiffres. Vous pouvez alors écrire “21,5 Milliards d’euros ont été dépensés en 2016 pour la formation professionnelle“. Si cela vous intéresse, vous pouvez consulter les stats de l’INSEE sur la formation professionnelle.

Et donc, tous les ans, les OF remontent leurs propres données au gouvernement à travers le BPF.

Vous pouvez discuter de l’intérêt de ce bilan mais, que vous soyez pour ou contre, vous n’avez pas le choix : sans BPF, vous perdrez votre NDA.

En 2022 : 91.536 bilans pédagogiques et financiers ont été transmis et réceptionnés. 10.047 étaient sans activité et 13.780 caducités de déclarations ont été prononcées.

Aie ! 13.780 caducités de déclarations ont été prononcées !

Pour vérifier si vous avez toujours votre NDA, consultez le fichier Excel toujours à jour des OF : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation-l-6351-7-1-du-code-du-travail/

Avant d’aller plus loin : les contrôles

Les obligations qui suivent peuvent sembler baroques mais elles ont une réalité qui se projette méchamment lors des contrôles effectués par les services … de contrôle !

En 2022, la DGEFP et les DR(I)EETS et DEETS, ont engagé 1 253 contrôles portant sur 481 millions d’euros.

Voici les dysfonctionnements qui ont été relevés lors des contrôles en 2022.

Pour consultez le bilan des contrôles effectués en 2022 : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/bilan_src_2022.pdf

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez éviter les principaux dysfonctionnements en faisant simplement attention. Mais le principe fondateur reste d’être en règle avec la législation.

4ième obligation : tenir une comptabilité spécifique

Une partie des OF ayant pour seule activité la formation facturent les prestations de formation sans TVA et en cas d’activité mixte (conseil et formation par exemple), une société peut facturer des prestations avec TVA et des formations sans TVA. Or la fraude à la TVA est la bête noire des service fiscaux.

Cette obligation doit donc permettre de vérifier la gestion de la TVA mais aussi la sincérité du BPF.

En clair, vous devez soit tenir une comptabilité analytique, soit modifier votre plan comptable et créer des comptes et sous-comptes spécifiques.

Vous pouvez vous référer à l’Arrêté du 2 août 1995 relatif à l’application des adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation professionnelle ayant un statut de droit privé. Vous étiez nés en 1995 ?

Ou plus simplement, consulter un bon article sur ce point écrt en 2015 par le Cabinet Degrilart

A noter que si vous choisissez de facturer vos formations sans TVA, il suffit d’une déclaratio. Consultez : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R19113

mais ce choix est définitif. Attention : vous ne pourrez plus déduire la TVA des achats de biens et de services effectués pour les besoins de l’activité de formation ! Cela peut faire mal !

5ième obligation : faire une publicité sincère

Cette obligation repose sur 2 articles du Code du Travail :

Article L6352-12  : Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : “Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.”

La première condition porte donc sur le NDA : vous ne pouvez pas vous prévaloir de votre NDA pour faire croire aux prospects et clients que votre organisme est “de qualité supérieure” !

Dans les faits, si votre NDA est écrit tout petit dans votre pied de page, on ne vous embêtera (peut-être) pas avec ça, sauf si vous êtes un escroc et que l’on souhaite à tout pris vous coincer (cf Al Capone).

Article L6352-12  : La publicité réalisée par un organisme de formation ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.

Si votre publicité est sincère pas de problème. Si ce n’est pas le cas, cet article vous rappelle que la publicité mensongère peut être punie ! Et l’amende est ici de 4500€ plus d’autres désagréments …

Attention tout particulièrement aux mentions sur les modalités de financement des actions de formation et notamment le CPF.

Entre aussi dans cette obligation, le respect de l’utilisation de logos de Datadock, de Qualiopi et de Mon compte formation. Pour chacun, existent des chartes graphiques et chartes d’utilisation à respecter impérativement !

6ième obligation : établir un règlement intérieur

L’article Art. L6352-4 du Code du travail précise : Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l’organisme de formation détermine :

  • 1° Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l’établissement ;
  • 2° Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction ;
  • 3° Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à cinq cents heures.

Si vous ne l’avez pas encore, vous pouvez vous inspirer du modèle disponible dans les documents téléchargeables sur Le site de la DREETS de la préfecture d’Occitanie

Et pour le reste ?

A vous de faire attention ! Les dysfonctionnements indiqués dans le graphique correspondent justement à des dysfonctionnements. Qualiopi vous aidera à les éviter si vous prenez la démarche Qualiopi pour ce qu’elle est : une marche vers plus de Qualité !

Documentation

Vous trouverez sur les sites du ministère du travail et sur les sites des préfectures et des DREETS beaucoup de liens vers des textes et des documents types.

Pour conclure

Nous venons de passer en revue les principales obligations des organismes de formation.

Mais nous n’avons pas parlé des obligations liées aux activités de la VAE, du bilan de compétence ou de l’apprentissage qui réclameraient eux aussi un article de rappel sur la loi (avant un “rappel à la loi” !). Si quelqu’un veut s’y coller, il peut me contacter pour publier sur ce blog.

J’espère que vous laisserez un commentaire, donnerez votre avis sur cet article, poserez des questions et apporterez vos remarques !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.

9 comments on “Qualiopi, c’est bien ! Respecter les obligations légales … aussi !

  • lebon says:

    Bonjour,
    Je souhaiterais savoir si un OF peut m’imposer un modèle de facture et me contraindre à mettre sur ma facture le détaille de mon programme par demi-journée.
    Je vous remercie par avance et vous souhaite une belle journée.
    Cordialement

    Reply
    • Bonjour,
      Je suppose que vous intervenez en sous-traitance
      Un OF ne peut pas vous imposer un modèle de facture, mais il peut vous signaler que des mentions obligatoires sont absentes …
      Quand au programme détaillé, il est normal qu’il sache ce qui a été livré mais généralement, c’est dans le contrat de sous-traitance …
      Bien cordialement

      Reply
  • Besse says:

    Bonjour, je suis actuellement en formation dans un OF en audit qualiopi avec très peu de contenu pédagogique des formateurs qui ne maîtrisent pas leurs cours et une absence totale de ressources pédagogiques (revues spécialisées, ouvrage,..) et une connexion internet aléatoire sans parler des ordinateurs qui demandent à être en position debout dos face au formateur
    Merci

    Reply
  • jean says:

    Bonjour,

    Qu’en est-il de l’application de la convention collective des OF?
    Elle est étendu et en vigueur mais l’OF refuse de l’appliquer depuis 20 ans.

    Merci

    Reply
  • Sandra says:

    Bonjour
    J’ai la même question que Anaïs ci-dessus. Pouvez vous me donner des infos en privé.
    Merci d’avance.

    Reply
  • Anais says:

    Bonjour,

    Quelle est la démarche si un organisme qualiopisé ne réponds pas aux critères qualiopi lorsqu’on les contact?

    Typiquement un organisme qui a obtenue qualiopi, qui n’aura sont audit que bien plus tard, entre temps ? Que faire si celui ci ne respecte pas la transparence des programmes ou des informations en générale ?

    Reply
  • nathalie ahssakou says:

    Bonjour ! Si vous trouvez une personne qui peut écrire sur les CFA, je serais aussi intéressée d’avoir son éclairage sur les indicateurs spécifiques que vous avez du coup écartés de votre présentation.
    Par ailleurs, votre présentation m’aide beaucoup sur les autres indicateurs.
    Merci !

    Reply
    • Bonjour ! Merci pour votre retour.
      La rédaction d’articles sur les particularités des (petits) CFA, des centres de bilan de compétence et de la VAE est à l’étude.
      Je ne promets rien mais je ferai mon possible pour trouver des rédacteurs pleins de bonne volonté !

      Reply

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