Nous poursuivons notre exploration du Référentiel National Qualité (RNQ). Après les articles concernant les Critères 1 à 5, voici quelques commentaires concernant le critère 6 et les indicateurs 23 à 29.

Le critère 5 et ses 2 indicateurs était court mais le critère 6 et ses 7 indicateurs sera un peu plus long !

Comme d’habitude :

Rappelons que ces articles sont destinés aux aventuriers qui préparent eux-mêmes leur organisme pour la certification Qualiopi. Nous ne prenons donc en compte que l’activité Actions de formation des organismes de formation de taille modeste.

Si vous connaissez peu les exigences de Qualiopi, munissez-vous du Guide de lecture du RNQ pour une lecture conjointe.

Avant de lire ce billet, il faudrait aussi avoir lu au préalable

• le billet concernant Qualiopi et les processus
• le billet concernant le critère 1 du RNQ
• le billet concernant le critère 2 du RNQ
• le billet concernant le critère 3 du RNQ
• le billet concernant le critère 4 du RNQ
• le billet concernant le critère 5 du RNQ

Rappel : le RNQ ne donne pas de titres aux critères et exigences. Pour faciliter la lecture, la compréhension et la mémorisation du RNQ, nous avons attribué des titres qui nous semblent pertinents.

Notes concernant la sous-traitance : Lorsque des organismes interviennent tout le temps en sous-traitance, certains indicateurs du RNQ ne sont pas audités.

Nous distinguerons donc :

• les “100% sous-traitants” qui ne travaillent qu’en tant que sous-traitant (pour leurs activités de formation)
• et les “sous-traitants partiels” qui travaillent parfois en tant que sous-traitant mais vendent aussi parfois directement leurs prestations (pour leurs activités de formation)
• dans les 2 cas, on ne considère que l’activité de formation : action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage… (on peut être “100% sous-traitant” pour la formation et vendre à coté des prestations de service, etc)

Pour chaque indicateur, nous préciserons ce qui se passe pour la sous-traitance. Vous trouverez à chaque fois plus d’information dans la V9 du Guide de lecture du RNQ.

L’environnement professionnel de l’OF : veilles, handicap, sous-traitance et assistance

Le critère 6 du RNQ correspond au 1^er des processus de management sous-jacents à Qualiopi. Le deuxième concerne la gestion de l’amélioration continue si chère à la Qualité et sera l’objet du critère 7 du RNQ.

Imaginez l’OF dans son environnement économique. On comprend que cet environnement est changeant et qu’il faut adapter les processus de l’OF pour tenir compte de ces changements.

C’est donc bien un processus de management puisqu’il impacte sur les processus métiers de l’OF.

Il regroupe 7 indicateurs portant les numéros 23 à 29.

Critère 6- Indicateurs 23, 24 et 25 : Mise en place de veilles et exploitation de celles-ci

L’OF doit s’adapter à son environnement. Il est donc nécessaire de mettre en place des mécanismes de veille :

• L’indicateur 23 concerne la veille légale et règlementaire (loi, décret et arrêtés Qualiopi par exemple).
• L’indicateur 24 concerne la veille économique (mise en place du FNE par exemple).
• L’indicateur 25 concerne la veille sur les innovations pédagogiques (digitalisation des formations par exemple)

Mais mettre en place ces veilles ne suffit pas : il faut aussi et surtout exploiter les résultats de ces veilles ! Ce que regardera l’auditeur.

Critère 6- Indicateur 26 : Gestion du public en situation de handicap

Qualiopi met l’accent sur la gestion des prestations et leur adaptation pour les PSH.

Dans le guide de lecture, on trouve 3 occurrences pour le mot “PSH”, 19 pour le mot “handicap” et 3 pour le mot “handicapé”. Par ailleurs, l’indicateur 26 traite de ce sujet et peut entrainer une non-conformité majeure.

Autant dire, que la gestion des demandes des PSH est à prendre au sérieux !

Critère 6- Indicateur 27 : Respect du référentiel par le sous-traitant

Impossible d’envisager l’environnement professionnel de l’OF sans penser à ses sous-traitants.

Qu’ils soient intervenants ou fournisseurs, si leur travail risque d’impacter sur la Qualité du processus de délivrance de la formation, ils sont concernés par Qualiopi et cet indicateur vous demande de gérer cette obligation.

Critère 6- Indicateur 28 : Assistance aux apprenants en stage (spécifique OF et CFA)

Votre OF est concerné par cet indicateur s’il envoie des apprenants en stage dans des entreprises ou organismes (i.e. périodes de formation en situation de travail).

Dans ce cas, votre OF doit gérer un réseau de partenaires socio-économiques (que c’est bien dit !) susceptibles d’accueillir vos apprenants.

Critère 6- Indicateur 29 : Assistance à l’insertion ou à la poursuite des études (spécifique CFA)

Cet indicateur ne concerne que les CFA. Son titre est assez parlant et … nous n’en parlerons pas !

Nous allons maintenant détailler le critère et ses indicateurs.

Critère 6 : L’environnement professionnel de l’OF

Voici l’énoncé du critère 6 :

L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Ce critère réunit les indicateurs 23 à 29.

Il concerne l’environnement professionnel de l’OF et l’impact de cet environnement sur les processus de l’OF.

Il précise aussi ses obligations vis-à-vis des PSH et de ses partenaires (sous-traitants, entreprises qui reçoivent des apprenants en stage).

Pour les OF de taille modeste, il faudra savoir rester … modeste.

Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire

Voici l’énoncé de l’indicateur 23 du critère 6 :

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

Non-conformité : mineure si exploitation partielle de la veille mise en place.

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : non audité

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : l’OF doit mettre en place un système de veille légale et réglementaire.

Grâce à cette veille, il doit identifier les informations qui le concernent et les prendre en compte. Il suivra ensuite la mise en place des évolutions obligatoires ou suggérées par ces informations. Cet indicateur est particulièrement riche avec l’actualité Qualiopi.

A noter qu’une obligation légale peut cacher une opportunité commerciale : nouveaux programmes de formation, diversification, etc

Plus-value : On ne discutera pas ici de la nécessité des lois et règlements. Certains peuvent les trouver justifiés, d’autres peuvent les considérer comme superflus.

Quoiqu’il en soit, l’apprenant et son employeur bénéficieront d’une prestation qui respecte les dernières obligations légales. Ceci démontrera le sérieux et la réactivité de l’OF et minimisera pour celui-ci le risque d’une mise en cause pour non respect des obligations légales.

Ce qui intéresse l’auditeur : L’auditeur vérifiera si le système de veille légale existe bien ET si des informations issues de cette veille sont réellement exploitées. Dans l’attendu, il est noté explicitement : “Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire, sa prise en compte par le prestataire et sa communication en interne”.

Si le mécanisme de veille est en place mais qu’aucune exploitation n’est faite, c’est la NC assurée !

Comment préparer cet indicateur : Formaliser dans un document un système de veille légale :

• Liste des sites d’informations légales concernant l’OF consultés à intervalles réguliers (Centre Inffo, Dreets et Drieets, …), périodicité de consultation de ces sites
• Liste des newsletters pour lesquelles l’OF est abonné (Centre inffo, Formalert, etc)
• et toute autre action permettant de veiller sur les lois et règlements

Mais une veille n’est pas très utile si elle n’est pas exploitée !

Pour exploiter cette veille avec les principes de la Qualité en arrière plan, tenir à jour un tableau (Excel ou Word) indiquant

• la date de recueil de l’information intéressant l’OF,
• un résumé de cette information,
• les actions d’évolution de l’OF entreprises pour tenir compte de cette information,
• le résultat d’une évaluation succincte de l’évolution et la date de clôture.

Pour montrer l’exploitation de la veille, ne pas oublier de compléter le tableau avec quelques lignes, par exemples la nécessité d’être certifié Qualiopi, la prise en compte de l’arrêté du 31 mai, de la version 8 du guide de lecture, etc.

Comme par hasard, ce document pourra être montré à l’auditeur Qualiopi …

Indicateur 24 : Veille sur les compétences

Voici l’énoncé de l’indicateur 24 du critère 6 :

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

Non-conformité : mineure si information partiellement accessible ou absence ponctuelle et non répétitive de certains items

Nouvel entrant : démontrer la mise en place de la veille. Son utilisation sera auditée lors de l’audit de surveillance.

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : l’OF doit se tenir informé des évolutions du contexte économique de ses prestations.

Ces informations doivent être communiquées aux salariés et intervenants concernés pour qu’ils se forment si nécessaire et ajustent les prestations délivrées.

Par exemple, en consultant les annonces d’emploi, on constate que des compétences sur tel logiciel sont de plus en plus demandées. On adapte donc les objectifs et programmes des formations pour en tenir compte.

Autre cas : on apprend que le département lance un gros investissement sur 5 ans pour dynamiser le secteur du tourisme. On prépare et on inscrit au catalogue des formations susceptibles d’intéresser les personnes qui souhaitent bénéficier de cette opportunité.

Plus-value : Là aussi, l’apprenant et son employeur pourront bénéficier de prestations qui correspondent aux besoins actuels, délivrées par des intervenants au fait du contexte économique local et/ou métier. Cela nous évitera aussi des commentaires désobligeants (“exercices réalisées avec un plan comptable vieux de 5 ans et un logiciel que plus personne n’utilise !”)

Ce qui intéresse l’auditeur : Comme pour l’indicateur précédent, l’auditeur vérifiera si le système de veille existe bien et si des informations issues de cette veille sont réellement exploitées

Comment préparer cet indicateur : Comme pour l’indicateur précédent, il faut formaliser dans un document un système de veille sur les compétences, les métiers et les emplois :

• Liste des sites d’informations consultés à intervalles réguliers et périodicité de visite
• Liste des newsletters pour lesquelles on est abonné
• et toute autre action permettant de veiller

Tenir à jour un tableau (Excel ou Word) indiquant la date de recueil de l’information intéressante, un résumé de l’information, les actions d’évolution de l’OF entreprises pour tenir compte de cette information, le résultat d’une évaluation succincte de l’évolution et la date de clôture.

Attention : Cet indicateur est réellement source de risques et d’opportunités ! Risque d’être dépassé, opportunités pour de nouveaux programmes, de nouveaux clients, etc

Indicateur 25 : Veille sur la pédagogie

Voici l’énoncé de l’indicateur 25 du critère 6 :

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Non-conformité : mineure si information partiellement accessible ou absence ponctuelle et non répétitive de certains items

Nouvel entrant : démontrer la mise en place de la veille. Son utilisation sera auditée lors de l’audit de surveillance.

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : Les innovations pédagogiques et technologiques impactent directement le cœur de métier de l’OF. Effectuer une veille dans ce domaine est donc primordial, même si toute innovation n’est pas forcément utile.

Plus-value : Aux yeux de l’apprenant et de son employeur, l’OF apparaîtra comme moderne et surtout, si c’est bien fait, le retour sur investissement sera meilleur pour l’apprenant et son employeur.

Ce qui intéresse l’auditeur : Comme pour les indicateurs précédents, l’auditeur vérifiera si le système de veille existe bien et si des informations issues de cette veille sont réellement exploitées

Comment préparer cet indicateur : Commencer par formaliser dans un document un système de veille sur les innovations techniques et pédagogiques :

• Liste des sites d’informations consultés à intervalles réguliers et périodicité des visites
• Liste des newsletters pour lesquelles on est abonné
• et toute autre action permettant de veiller

Puis, tenir à jour un tableau (Excel ou Word) indiquant la date de recueil de l’information intéressante, un résumé de l’information, les actions d’évolution de l’OF entreprises pour tenir compte de cette information, le résultat d’une évaluation succincte de l’évolution et la date de clôture.

Remarque : si les innovations sont bien choisies, étudiées et mises en œuvre correctement, l’OF pourra communiquer sur leur utilisation et en tirer profit.

Indicateur 26 : Gestion du public en situation de handicap

Voici l’énoncé de l’indicateur 26 du critère 6 :

Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : En cas de demande incluant ou provenant d’une personne en situation de handicap, l’OF doit choisir entre

• adapter et réaliser la prestation et dans ce cas noter comment la prestation a été adaptée,
• ou orienter le demandeur vers un autre OF à même de satisfaire la demande.

Pour adapter la prestation ou pour orienter le demandeur, l’OF doit disposer de ressources internes spécialisées et/ou d’un réseau de partenaires acteurs du handicap dans sa région qui pourra le conseiller et/ou l’aider.

Plus-value : A l’heure où la prise en compte des personnes en situation de handicap devient la norme, il est important d’être capable de gérer les demandes concernant le PSH (public en situation de handicap).

Cela démontre que l’OF est dynamique, proactif et engagé dans une démarche RSE .

Ce qui intéresse l’auditeur : L’auditeur souhaitera vérifier si un réseau de partenaires a été mis en place, autrement dit si l’OF dispose d’un annuaire d’acteurs du handicap et sait qui appeler si nécessaire. Il souhaitera aussi savoir s’il y a eu des demandes de PSH et comment elles ont été gérées : orientation ou adaptation de la prestation.

Comment préparer cet indicateur : S’informer sur les acteurs du handicap locaux et régionaux : organismes, associations, etc et conserver dans un document leurs coordonnées ainsi qu’une brève description de leurs activités. En particulier, s’informer sur l’Agefiph et le Fiphfp mais aussi les CAP Emploi et les MDPH.

Ces acteurs peuvent aider l’OF dans la prise en compte de la demande, la réponse apportée ou l’adaptation de la prestation. Le handicap est tellement vaste que tout est envisageable. Ces acteurs peuvent par exemple prendre en charge des frais, mettre des ressources à notre disposition pour réaliser la formation (traducteur en langue des signes, accompagnateur, locaux aménagés, etc).

Créer et tenir à jour un annuaire des partenaires potentiels dans votre bassin d’activité. Cet annuaire contiendra à minima les coordonnées des organismes cités plus haut.

On pourra ensuite tenir un tableau au fil de l’eau recensant les demandes de PSH.

Colonnes : date demande, description demande; origine demande, adaptation ou orientation, ressources externes mobilisées, satisfaction du demandeur.

Attention : cet indicateur est parfois source de non-conformités.

Indicateur 27 : Respect du RNQ par le sous-traitant

Voici l’énoncé de l’indicateur 27 du critère 6 :

Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : non audité

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : Comme indiqué dans le guide de lecture du RNQ : la responsabilité de la Qualité appartient au donneur d’ordre. En tant que donneur d’ordre, l’OF doit donc s’assurer que la chaine de la Qualité n’est pas rompue ou mise à mal par le sous-traitant.

Il faut peut être ici rappeler de quelle Qualité il est question dans Qualiopi :

La qualité, c’est la capacité à satisfaire les besoins des clients (que ces besoins soient exprimés ou implicites) à travers son organisation et ses prestations.

démarche qualité -Direction Générale des Entreprises – www.entreprises.gouv.fr › etape_pour_demarche_qualite

Par contre, il ne faut pas demander à un sous-traitant de respecter des indicateurs Qualiopi qui ne concernent pas le contrat signé.

Par exemple, inutile de demander à un intervenant de respecter les indicateurs du Critère 2 (conception de la prestation) si il n’a en charge que la réalisation de la formation (Critère 3).

Plus-value : L’apprenant et son employeur seront favorablement influencés si la Qualité de la formation est au rendez-vous, que l’intervenant soit ou non salarié de l’OF.

Ce qui intéresse l’auditeur : L’auditeur souhaitera savoir comment l’OF s’assure que le sous-traitant respecte les exigences du RNQ qui le concernent.

Comment préparer cet indicateur : Pour chaque action sous-traitée et chaque sous-traitant, déterminer les indicateurs du RNQ qui le concernent (positionnement, évaluation des compétences, prévention des abandons par exemple) et les exigences relevant de ces indicateurs.

Inclure dans le contrat de sous-traitance un article décrivant ce que vous attendez exactement de lui : préparation de l’action, animation, etc ainsi que les documents qu’il devra gérer (feuille de présence, compte rendu de formation, etc)

Inclure aussi dans le contrat de sous-traitance un article explicitant que le sous-traitant s’engage à respecter ces procédures ou instructions. Par exemple :

Article 3 : respect des exigences du Référentiel National Qualité (certification Qualiopi)

Le prestataire s’engage à respecter les exigences demandées par la certification Qualiopi pour ce qui le concerne :

• Préparation de l’action : Indicateurs 5, 6, 8 du critère 2 du RNQ
• Animation de l’action : Indicateurs 10, 11 et 12 du critère 3 du RNQ
• Fourniture des outils pédagogiques : Indicateur 19 du critère 4 du RNQ

Enfin, si vous avez du courage, dans un tableau, relever chaque action sous-traitée : date contrat, sous-traitant, action de formation, dates action, liste des exigences et pour chacune, évaluation du respect de cette exigence, actions correctives.

Indicateur 28 : Assistance aux stages

Voici l’énoncé de l’indicateur 28 du critère 6 :

Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

Non-conformité : mineure si défaut ponctuel et non répétitif dans la mobilisation des partenaires

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : Un OF qui met en œuvre des formations incluant des périodes de stage en entreprise doit aider les apprenants à trouver un stage et à s’intégrer dans l’entreprise (conseils) mais doit aussi se coordonner avec l’entreprise pour que les tâches réalisées pendant le stage soient formatrices.

Pour les OF non concernés, l’indicateur est “non applicable”.

Plus-value : Les apprenants ne se retrouvent pas seuls face au mur du stage. Ils peuvent s’appuyer sur un responsable, exploiter un annuaire d’entreprises bienveillantes, bénéficier de conseils et tirer profit du stage au lieu de le vivre comme une parenthèse vide de sens.

Ce qui intéresse l’auditeur : L’auditeur vérifiera si l’OF dispose des coordonnées d’entreprises ou d’organismes susceptibles d’accueillir des stagiaires. Il s’assurera que l’OF se coordonne avec l’entreprise sur le contenu et le déroulement du stage (tuteur identifié, visite en entreprise, échanges sur le contenu, etc)

Comment préparer cet indicateur : Cet indicateur concerne des OF de taille intermédiaire et sort donc du champ de ce document. Voici toutefois, ce qu’il est possible de mettre en place :

• Tenir à jour un annuaire des entreprises susceptibles d’accueillir des stagiaires et garder un historique des stages passés dans chaque entreprise.

• Conserver dans un document un résumé des échanges avec chaque tuteur.

Indicateur 29 : Assistance à l’insertion ou à la poursuite (spécifique CFA)

Cet indicateur est spécifique aux CFA et ne sera donc pas présenté ici.

Voici l’énoncé de l’indicateur 29 du critère 6 :

Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

A comprendre :

Ce qui intéresse l’auditeur :

Comment préparer cet indicateur :

Et maintenant

Voici ce que nous rappelons pour chaque critère (c’est toujours valable !)

Les explications ci-dessus sont destinées aux organismes de formation de taille modeste et ne concernent que l’activité “Actions de formation”.

Il faut toujours se poser la question de la plus-value pour l’apprenant, son employeur mais aussi pour l’OF. Une fois la plus-value déterminée, il faut aller la chercher !

Privilégiez des solutions simples qui deviendront facilement et naturellement votre quotidien.

• Il est assez facile de gérer une non-conformité pour cause de solution trop simple.
• Mais il est parfois difficile d’alléger une procédure trop lourde déjà mise en place et utilisée !

Concevez vos outils de suivi sans trop penser à l’audit et à l’auditeur. Lorsque le fruit est mûr, il tombe directement dans la main tendue !

Dans notre prochain billet, nous nous intéresserons au critère 7.

Ce critère sera le dernier des critères du RNQ. Il concerne l’analyse de la satisfaction des apprenants, de leurs employeurs, des intervenants, etc, l’analyse de réclamations, des aléas et des difficultés rencontrées et la mise en œuvre d’actions d’amélioration.

N’hésitez pas à commenter : ce texte manque peut-être de précision, je suis peut-être passé à côté de quelque chose. Et si vous le trouvez utile, faites passer !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.