Vous êtes certifié Qualiopi depuis quelques mois (une quinzaine peut-être) et commencez à envisager l’audit de surveillance. Une petite boule est en train de naitre dans votre estomac …

Pas de panique : l’audit de surveillance doit être passé entre 14 et 22 mois après l’audit initial. Il vous reste surement un peu de marge !

Nous pouvons donc prendre le problème par le bon bout et faire les choses sereinement. A condition de planifier bien sur !

Comme d’habitude :

Rappelons que ces articles sont destinés aux aventuriers qui préparent eux-mêmes leur organisme pour la certification Qualiopi. Nous ne prenons donc en compte que l’activité Actions de formation des organismes de formation de taille modeste.

Important : il est possible que le Guide de lecture Qualiopi ait évolué depuis que vous avez passé l’audit. Les 2 dernières versions ont été publiées :

• en novembre 2023 pour la version 8, utilisée pour l’audit à partir du 23/01/2024,
• et en janvier 2024 pour la version 9, utilisée pour l’audit à partir du 08/03/2024.

Ce Guide précise notamment aux auditeurs ce qu’ils doivent vérifier, vous DEVEZ donc vous munir de la dernière version du Guide de lecture du RNQ avant d’aller plus loin.

NOTA : Si vous n’intervenez qu’en sous-traitance, la version 9 contient une mise à jour importante. Il faudra lire l’article sur la sous-traitance de ce blog qui précise ces changement

Si vous lisez ce billet, il est probable que vous avez déjà obtenu la certification Qualiopi. Vous pouvez donc ne pas avoir lu les billets suivants :

• le billet concernant Qualiopi et les processus
• le billet concernant le critère 1 du RNQ
• le billet concernant le critère 2 du RNQ
• le billet concernant le critère 3 du RNQ
• le billet concernant le critère 4 du RNQ
• le billet concernant le critère 5 du RNQ
• le billet concernant le critère 6 du RNQ
• le billet concernant le critère 7 du RNQ

Rappel : le RNQ ne donne pas de titres aux critères et exigences. Pour faciliter la lecture, la compréhension et la mémorisation du RNQ, nous avons attribué des titres qui nous semblent pertinents.

Remarques importantes

Un organisme qui a obtenu sa certification il y a quelques temps a probablement laissé de côté une partie des exigences Qualiopi. C’est habituel, à défaut d’être normal.

• Généralement, les dossiers des formations sont à peu près bien tenus
• Par contre, les suivi transversaux (compétences, veille, aléas, difficultés, améliorations, etc) on souvent été complétement délaissés

Il faudra donc revoir tout cela avant l’audit de surveillance !

L’auditeur sera-t-il plus indulgent que lors de l’audit initial ? La réponse est non :

• à minima, il espérera que l’OF respecte les processus mis en place et vérifiés lors de l’adit initial : mais comment certains se débrouillent-ils pour prendre une non-conformité alors que l’audit initial s’est bien passé ?! Il suffisait de continuer à travailler comme prévu …
• il peut aussi considérer qu’en 18 mois, l’OF a appris et a amélioré sa gestion de la Qualité : les outils montrés lors de l’audit ont été utilisés et ont évolués, les bénéfices de la Qualité ont été exploités et des enseignements ont été pris en compte

Attention donc au retour de bâton d’un auditeur déçu …

Les étapes de la préparation de l’audit

Puisqu’il nous faut planifier la préparation de l’audit, planifions !

On peut distinguer 5 étapes :

• l’étape “Planification et stratégie“
• l’étape “Rattrapage de conformité“
• l’étape “Contrôle des dossiers de formation“
• l’étape “Retour vers le passé“
• et l’étape “Préparation administrative“

Planification et stratégie

Anticiper l’audit surveillance 2 mois à l’avance est une bonne idée mais en fait votre stratégie dépendra :

• de l’état de vos dossiers de formation
• et des suivis requis par Qualiopi (compétences, veilles, etc)

Vous seul savez ce que vous avez fait et comment vous avez travaillé depuis l’audit initial mais il y a 2 points à prendre en compte. Ces 2 points sont détaillés dans l’article 2 de l’Arrêté du 31 mai 2023.

Le 1er point : si vous étiez nouvel entrant lors de l’audit initial, l’audit de surveillance durera une journée : l’auditeur aura plus de temps pour rentrer dans les détails que lorsque l’audit de surveillance ne durait qu’une demi-journée (avant l’Arrêté du 31 mai 2023).

De plus : “Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur procède à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité.” Autrement dit, tous les indicateurs qui vous concernent seront audités.

Le 2ième point important : lors de l’audit de surveillance, pour les non “nouvel entrant”, quelques indicateurs ne sont pas audités. Comme l’audit de renouvellement arrivera assez vite après l’audit de surveillance (en fait au plus tard 32 mois après l’audit initial), la “bonne” stratégie est de préparer tous les indicateurs qui vous concerneront lors de l’audit de renouvellement.

Les indicateurs audités (pour les non “nouvel entrant”) sont les suivants :

• les indicateurs ayant fait l’objet d’une NC lors de l’audit initial (vous savez probablement quels indicateurs vous concernent)
• plus les indicateurs faisant l’objet de non-conformités majeures uniquement (indicateur 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32)
• plus les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3

Cette liste vous dispense donc de quelques indicateurs lors de l’audit mais comme dit plus haut, vous avez quand même intérêt à préparer tous les indicateurs qui vous concernent …

Le rattrapage de conformité

Attention : L’usage du logo Qualiopi peut faire l’objet d’une non-conformité !

Vérifiez donc l’usage de votre logo Qualiopi car cet usage sera audité. Les exigences :

• sous le logo, vous avez ajouté la mention concernant l’activité certifié
• vous n’avez pas modifié le logo
• vous n’avez pas affiché le logo sur un document ou à un emplacement qui pourrait laisser penser à un prospect que “cette formation” est certifiée (c’est l’organisme qui est certifié, pas les formations)

Pour plus de précisions, lisez les chartes d’usage du logo

Autre point qui vous aura peut être échappé si vous avez négligé la veille légale et réglementaire : vous devez afficher votre certificat Qualiopi dans vos locaux et si vous en avez un, proposer son téléchargement sur votre site internet.

En effet : “L’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l’article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande.”

Je cite aussi “L’organisme certificateur vérifie également que l’organisme certifié respecte l’obligation d’affichage et de communication du certificat prévue à l’article 1er. Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure.” (Arrêté du 31 mai 2023)

Le contrôle des dossiers de formation

Vous vous souvenez surement de la cartographie des processus … Les critères 1, 2 et 3 correspondent au cœur de métier, les critères 4, 5, 6 et 7 sont plutôt transverses.

Les critères 2 et 3 sont particulièrement importants pour la partie “gestion d’un dossier de formation”

Ce contrôle des dossiers permettra de vérifier si les indicateurs des critères 2 et 3 sont bien respectés :

• Critère 2 : l’analyse des besoins, la définition des objectifs, le contenu et les modalités, le positionnement
• Critère 3 : la convocation et le règlement intérieur, les adaptations en cours de formation, l’évaluation des compétences acquises et la prévention des abandons.

Dans ce qui suit, il faudra tenir compte du point suivant : l’auditeur échantillonnera vos dossiers le jour même de l’audit. Il sélectionnera probablement 2 dossiers qu’il contrôlera tout le temps de l’audit.

Il choisira probablement 2 dossiers récents (formation terminée depuis moins de 6 mois) car il est inutile de mettre une NC sur un dossier trop vieux : le processus a peut être été modifié depuis …

Un dossier de formation est (normalement) constitué d’un ensemble de documents. Par exemple :

• La convention de formation signée (ou le contrat de formation)
• Le programme de la formation
• Les convocations
• Les feuilles de présence signées
• Les questionnaires de satisfaction complétés
• Les attestations de formation
• Les certificat de réalisation
• La ou les factures

Cette liste dépend de votre organisation et de votre processus de gestion des dossiers.

Il va falloir vérifier que vos dossiers sont complets.

• Ils doivent contenir les documents exigés par les obligations légales des OF même si l’auditeur n’est pas chargé de contrôler ce point
• Mais aussi, tous les documents que vous avez cité lors de l’audit initial. Ou alors, il faudra expliquer à l’auditeur que ce document a été abandonné et remplacé par …

Par exemple, vous avez peut être prévu d’utiliser les outils et documents suivants :

• la fiche de suivi,
• le compte-rendu de formation,
• les grilles de positionnement,
• le déroulé pédagogique,
• les ressources pédagogiques,
• les exercices d’évaluation des acquis,
• le contrat de sous-traitance,
• etc

Comment faire : Pour organiser ce contrôle, vous pouvez préparez un fichier Excel avec la liste de vos dossiers (1 dossier par ligne). Les colonnes correspondront aux documents que votre dossier doit contenir.

Il ne reste plus qu’à checker vos dossiers et vous assurer que tous les documents prévus dans vos processus sont bien présents.

Attention : c’est fastidieux et cela prends du temps, surtout s’il vous manque des documents ! Prévoyez de vous y prendre 1 mois et demi avant l’audit !

Retour vers le passé

Occupons nous maintenant des indicateurs transverses :

• Critère 1 : les documents communiqués au public, les indicateurs de résultat
• Critère 4 : la gestion des moyens, la coordination et les ressources pédagogiques
• Critère 5 : la gestion des compétences
• Critère 6 : les 3 veilles, le handicap, la sous-traitance
• Critère 7 : les appréciations, les aléas, difficultés et réclamations, l’amélioration continue

J’espère que vous avez noté quelque part ce que vous avez dit et montré à l’auditeur ! Car il faut maintenant impérativement :

• tout vérifier, indicateur par indicateur,
• et compléter les tableaux et documents que vous avez montré à l’auditeur lors de l’audit initial et que vous n’avez pas retouché depuis.

Les points les plus chronophages :

• Vérifier si les programmes communiqués au public contiennent bien tous les items exigés à l’indicateur 1
• Calculer les indicateurs à communiquer au public (si ce n’est pas déjà fait) et vérifier qu’ils sont bien communiqués
• Mettre à jour l’organigramme fonctionnel si votre organisation a évoluée
• Identifier et noter les compétences acquises par les intervenants (internes et externes) et par le personnel de l’OF
• Identifier et noter dans les suivis des veilles les informations qui concernent votre OF et qui ont ou auraient dû impacter votre OF et/ou les formations réalisées
• Vérifier l’annuaire des partenaires potentiels en cas de handicap (rajoutez AGEFIP, FIPHFP, Cap Emploi et MDPH si vous les aviez oubliés)
• Vérifier les dossiers des sous-traitants, la présence des contrats de sous-traitance (comment avez vous vérifié qu’ils respectaient bien leur obligations Qualité ?)
• Vérifier les suivis des aléas, difficultés et réclamations
• Vérifier le suivi des actions d’amélioration

Préparation administrative

Un fois que vous êtes persuadé de tenir les délais que vous vous êtes fixés, contactez l’organisme certificateur qui a délivré votre certificat.

Vous devrez lui fournir plus de documents qu’il y a un an, inflation administrative oblige :

Dans l’Arrêté du 31 mai 2023, il est précisé :

Avant l’audit, l’organisme certificateur collecte auprès du prestataire :
-les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites ;
-une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis l’obtention de la certification, précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme a réalisé des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il a confié la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il est intervenu pour le compte d’un autre organisme de formation ;
-le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire, en vue de déterminer la durée de l’audit.”

Il faudra aussi communiquer à l’auditeur tout changement dans votre activité qui peuvent impacter les indicateurs audités, par exemple :

• avant : pas de formation à distance, maintenant : des formations à distance
• avant : pas de sous-traitance, maintenant : des sous-traitants
• etc

Pour résumer, ne sous-estimez pas cette démarche …

Et maintenant

Avec cet article, nous venons voir comment se préparer à l’audit de surveillance. Y-a-plus qu’à …

Pour rappel, les explications ci-dessus sont destinées aux organismes de formation de taille modeste et ne concernent que l’activité “Actions de formation”.

Nous ne le répéterons jamais assez :

• Toujours se poser la question de la plus-value pour l’apprenant, son employeur mais aussi pour l’OF. Une fois la plus-value déterminée, il faut aller la chercher !
• Privilégier des solutions simples qui deviendront facilement et naturellement votre quotidien.
• Concevoir les outils de suivi sans trop penser à l’audit et à l’auditeur. Lorsque le fruit est mûr, il tombe directement dans la main tendue !

N’hésitez pas à commenter : ce texte manque peut-être de précision, je suis peut-être passé à côté de quelque chose. Et si vous le trouvez utile, faites passer !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.

C’est un peu étonnant mais de nombreux OF qui contactent UCert pour un accompagnement Qualiopi négligent ou ne connaissent pas les obligations légales des OF.

Cela s’explique très bien : les personnes changent de poste, quittent l’OF, des alternants sont embauchés, des formateurs basculent vers l’administratif, etc. Petit à petit les informations se perdent dans la stratosphère.

Il y a aussi les sociétés qui créent un OF pour une activité partielle sans y mettre de ressources et les nouveaux arrivants qui sont un peu perdus.

Pourtant, si on veut respecter les exigences de Qualiopi, il faut construire sur des bases solides !

Nous allons donc repasser ces obligations en revue et vous fournir des billes, autrement dit des liens vers des documents intéressants.

Mais avant toute chose, téléchargez le Guide des OF 2022 !

Actualités : CPF et sous-traitance

Avant de voir les obligations classiques, rappelons que l’actualité du CPF (Compte personnel formation) est assez chargée.

Pour les OF, le CPF se résume souvent à une plateforme de vente en ligne avec ce que cela comporte de stratégie commerciale. Le coté “vendeurs” de cette plateforme est EDOF, et le coté “acheteurs” est le site Mon Compte Formation.

Les obligations qu’un OF doit respecter pour être inscrit sur EDOF se sont complexifiées avec la “LOI n° 2022-1587 du 19 décembre 2022 visant à lutter contre la fraude au compte personnel de formation et à interdire le démarchage de ses titulaires” et sa mise en œuvre avec le Décret n° 2023-1350 du 28/12/2023 (“Décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 portant diverses mesures relatives au compte personnel de formation ainsi qu’au bilan de compétences et visant à lutter contre la fraude à ce compte et à interdire le démarchage de ses titulaires”).

Ce décret concerne en particulier, la sous-traitance et les sous-traitants …

• pour le donneur d’ordre : responsabilités accrues et diverses obligations
• pour le sous-traitant : obligation d’être certifié Qualiopi sauf si statut d’autoentrepreneur avec moins de 77700€ de CA

Si vous vendez via le CPF ou si vous souhaitez vendre via le CPF, il faut prendre en compte ces obligations et il faudra pouvoir prouver que vous les respectez.

Cette actualité est assez complexe. Aussi, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur ce point.

1^ère obligation : avoir une structure juridique

Pouvez-vous être formateur sans avoir une structure juridique (autoentrepreneur à minima) ? Oui, vous pouvez intervenir en tant que salarié (à temps partiel, voire très très partiel !) pour un organisme.

C’est le cas par exemple :

• des formateurs salariés par une société de portage salarial qui est aussi OF
• des formateurs occasionnels qui interviennent de temps en temps (moins de 30 jours par an) dans un OF

Mais si vous voulez contractualiser directement avec vos clients au travers de conventions, devis, contrats, … , vous devez avoir une structure juridique et un SIRET.

2^ième obligation : avoir un numéro de déclaration d’activité ou NDA

Muni de ce SIRET, vous pouvez maintenant demander à la DREETS de votre région le fameux NDA !

Bien sûr il vous faudra un peu plus que le SIRET. Pour la liste des pièces à fournir et la procédure, consultez : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F19087

A noter que “La déclaration d’activité doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou premier contrat de formation par le prestataire.”

Donc, si vous êtes sérieux, vous pouvez délivrer des formations en attendant le NDA. Indiquez simplement “En attente de numéro de déclaration d’activité” sur vos documents.

Mais attention, l’attribution d’un NDA n’est pas automatique.

En 2022, 31 274 dossiers ont été déposés dans les services. 24 695 ont été enregistrés et 6 579 dossiers ont été refusés.

Attention : vous n’êtes pas concernés par l’obligation de déclaration :

• si vous proposez à des particuliers des formations dans le cadre de leurs activités de loisirs (apprendre le piano par exemple);
• si les formations sont délivrées en interne, pour votre personnel et par vos propres moyens.

En passant, je vous rappelle que si vous faites appel à un intervenant extérieur pour vos formations, il doit avoir un NDA.  

3^ième obligation : déposer un bilan pédagogique et financier annuel ou BPF

Ah Les stats ! Que serait un gouvernement sans statistiques ?

Si vous voulez diffuser de l’information sur la formation professionnelle, il vous faut des chiffres. Vous pouvez alors écrire “21,5 Milliards d’euros ont été dépensés en 2016 pour la formation professionnelle“. Si cela vous intéresse, vous pouvez consulter les stats de l’INSEE sur la formation professionnelle.

Et donc, tous les ans, les OF remontent leurs propres données au gouvernement à travers le BPF.

Vous pouvez discuter de l’intérêt de ce bilan mais, que vous soyez pour ou contre, vous n’avez pas le choix : sans BPF, vous perdrez votre NDA.

En 2022 : 91.536 bilans pédagogiques et financiers ont été transmis et réceptionnés. 10.047 étaient sans activité et 13.780 caducités de déclarations ont été prononcées.

Aie ! 13.780 caducités de déclarations ont été prononcées !

Pour vérifier si vous avez toujours votre NDA, consultez le fichier Excel toujours à jour des OF : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation-l-6351-7-1-du-code-du-travail/

Avant d’aller plus loin : les contrôles

Les obligations qui suivent peuvent sembler baroques mais elles ont une réalité qui se projette méchamment lors des contrôles effectués par les services … de contrôle !

En 2022, la DGEFP et les DR(I)EETS et DEETS, ont engagé 1 253 contrôles portant sur 481 millions d’euros.

Voici les dysfonctionnements qui ont été relevés lors des contrôles en 2022.

Pour consultez le bilan des contrôles effectués en 2022 : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/bilan_src_2022.pdf

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez éviter les principaux dysfonctionnements en faisant simplement attention. Mais le principe fondateur reste d’être en règle avec la législation.

4^ième obligation : tenir une comptabilité spécifique

Une partie des OF ayant pour seule activité la formation facturent les prestations de formation sans TVA et en cas d’activité mixte (conseil et formation par exemple), une société peut facturer des prestations avec TVA et des formations sans TVA. Or la fraude à la TVA est la bête noire des service fiscaux.

Cette obligation doit donc permettre de vérifier la gestion de la TVA mais aussi la sincérité du BPF.

En clair, vous devez soit tenir une comptabilité analytique, soit modifier votre plan comptable et créer des comptes et sous-comptes spécifiques.

Vous pouvez vous référer à l’Arrêté du 2 août 1995 relatif à l’application des adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation professionnelle ayant un statut de droit privé. Vous étiez nés en 1995 ?

Ou plus simplement, consulter un bon article sur ce point écrt en 2015 par le Cabinet Degrilart

A noter que si vous choisissez de facturer vos formations sans TVA, il suffit d’une déclaratio. Consultez : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R19113

mais ce choix est définitif. Attention : vous ne pourrez plus déduire la TVA des achats de biens et de services effectués pour les besoins de l’activité de formation ! Cela peut faire mal !

5^ième obligation : faire une publicité sincère

Cette obligation repose sur 2 articles du Code du Travail :

Article L6352-12  : Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : “Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.”

La première condition porte donc sur le NDA : vous ne pouvez pas vous prévaloir de votre NDA pour faire croire aux prospects et clients que votre organisme est “de qualité supérieure” !

Dans les faits, si votre NDA est écrit tout petit dans votre pied de page, on ne vous embêtera (peut-être) pas avec ça, sauf si vous êtes un escroc et que l’on souhaite à tout pris vous coincer (cf Al Capone).

Article L6352-12  : La publicité réalisée par un organisme de formation ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.

Si votre publicité est sincère pas de problème. Si ce n’est pas le cas, cet article vous rappelle que la publicité mensongère peut être punie ! Et l’amende est ici de 4500€ plus d’autres désagréments …

Attention tout particulièrement aux mentions sur les modalités de financement des actions de formation et notamment le CPF.

Entre aussi dans cette obligation, le respect de l’utilisation de logos de Datadock, de Qualiopi et de Mon compte formation. Pour chacun, existent des chartes graphiques et chartes d’utilisation à respecter impérativement !

6^ième obligation : établir un règlement intérieur

L’article Art. L6352-4 du Code du travail précise : Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l’organisme de formation détermine :

• 1° Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l’établissement ;
• 2° Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction ;
• 3° Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à cinq cents heures.

Si vous ne l’avez pas encore, vous pouvez vous inspirer du modèle disponible dans les documents téléchargeables sur Le site de la DREETS de la préfecture d’Occitanie

Et pour le reste ?

A vous de faire attention ! Les dysfonctionnements indiqués dans le graphique correspondent justement à des dysfonctionnements. Qualiopi vous aidera à les éviter si vous prenez la démarche Qualiopi pour ce qu’elle est : une marche vers plus de Qualité !

Documentation

Vous trouverez sur les sites du ministère du travail et sur les sites des préfectures et des DREETS beaucoup de liens vers des textes et des documents types.

• Le site du ministère
• Le site de la DREETS de la préfecture d’Occitanie
• Pour ceux qui ont la fibre juridique : le texte de loi qui encadre les organismes de formation

Pour conclure

Nous venons de passer en revue les principales obligations des organismes de formation.

Mais nous n’avons pas parlé des obligations liées aux activités de la VAE, du bilan de compétence ou de l’apprentissage qui réclameraient eux aussi un article de rappel sur la loi (avant un “rappel à la loi” !). Si quelqu’un veut s’y coller, il peut me contacter pour publier sur ce blog.

J’espère que vous laisserez un commentaire, donnerez votre avis sur cet article, poserez des questions et apporterez vos remarques !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.

Nous avons présenté dans un article de ce blog les processus et le RNQ, puis détaillé les critères du RNQ dans les articles

• Le Critère 1 et l’information du public
• Le Critère 2 et la conception des prestations
• Le Critère 3 et la réalisation des prestations
• Le Critère 4 et la gestion des moyens humains et matériels
• Le Critère 5 et la gestion des compétences
• Le Critère 6 et l’environnement professionnel de l’OF
• Le Critère 7 et et les appréciations, les réclamations et l’amélioration continue

Il est temps maintenant de décrire le déroulement de l’audit Qualiopi.

Un conseil : n’attendez pas d’avoir terminé votre préparation pour vous occuper de l’audit !

Généralités

Comme vous le savez probablement, la certification Qualiopi est obtenue après un audit.

Cet audit est appelé “audit initial”. 18 mois après celui-ci aura lieu un “audit de surveillance” et 3 ans plus tard viendra “l’audit de renouvellement”. Et ainsi de suite.

Les modalités d’audit ont été fixées dans “l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail“.

Ce texte législatif a été modifié le 31 mai 2023 par l’Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.

La durée de chaque audit dépend de 3 critères :

• le chiffre d’affaire de l’activité formation. On exclue du calcul le CA des activités prestations de service, vente ou conseil. Le chiffre d’affaire retenu est en fait le total des produits communiqué dans le dernier BPF
• le nombre de sites administratifs. C’est le nombre de sites géographiques distincts où travaillent des salariés participant à la gestion des formations.
• les activités délivrées par l’organisme. On distingue 4 activités : actions de formation, bilan de compétence, VAE, apprentissage.

Comme pour la série d’articles sur les critères Qualiopi, nous nous placerons dans le cas d’un organisme

• de taille modeste : moins de 150 000€ de chiffre d’affaire formation,
• ayant un seul site administratif : pas de site échantillonné
• et ne délivrant que l’activité “actions de formation” (L6313-1 1°)

Pour un tel organisme, l’audit initial durera une journée et l’audit de surveillance une demi-journée.

Attention : Dans le cas d’un organisme “Nouvel entrant”, la durée de l’audit de surveillance est portée à 1 jour …

Si vous souhaitez aller plus loin, consultez la FAQ du ministère qui contient des exemples de calcul de durées d’audit et bien d’autres indications : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/questions-reponses_version_2.pdf

Choisir l’organisme certificateur

Pour Datadock, il suffisait de se connecter sur le site web www.data-dock.fr, d’expliquer nos processus et de déposer des modèles de document.

Pour Qualiopi, vous devez choisir un organisme certificateur (OC) qui vous auditera et vous délivrera la certification.

C’est un passage obligé. Ces organismes ont des statuts divers mais au final ce sont des entreprises privées ou des associations. Il n’y a pas d’organisme certificateur Qualiopi en “.gouv “!

Il y a actuellement une trentaine d’organismes certificateurs : des gros, des moyens, des petits, …

Leur liste est disponible sur le site gouvernemental : Liste des organismes certificateurs

Pour vous y retrouver, je vous conseille de consulter l’excellent comparatif réalisé par Steve VANESSE : Tableau comparatif des organismes certificateurs sur le site socialcompare.com

Fixez des critères : prix (y compris frais), réactivité, feeling, qualité (dans le sens “capacité à satisfaire les besoins des clients”), etc, renseignez-vous et comparez.

Attention à la pertinence de vos critères. Des OC comme l’AFNOR ou Qualitia ont des auditeurs partout en France. La proximité du siège social de l’OC n’est donc pas importante …

Inutile d’y passer plus de 2 heures et de tergiverser : c’est blanc bonnet et bonnet blanc … même si certains ont des pompons !

Après avoir lu cet article, choisissez une période d’audit, par exemple la 2^ième quinzaine d’octobre et sélectionnez 3 OC en fonction de vos critères.

Demandez dès maintenant des devis en précisant votre CA formation, le nombre de sites à auditer et vos activités.

Remettre cette étape à plus tard n’a pas de sens : elle ne dépend pas de votre préparation. C’est plutôt l’inverse qui vous poussera à avancer.

Une fois les devis reçus, étudiez les, choisissez et informez l’OC rapidement de votre décision pour que celui-ci ait le temps de traiter votre demande.

Comme la période de fin d’année sera tendue, tous les OC devront faire des arbitrages.

Un devis laissé sans réponse polluera les processus de vente des OC et certains choisiront surement de clôturer rapidement les devis sans réponse. Donc répondez rapidement !

Soyez chic, informez aussi les autres OC que vous n’avez pas retenu leur proposition …

Préparation de l’audit par l’organisme certificateur

Après réception de votre accord, l’OC préparera l’audit, en particulier, il vous proposera des dates d’audit et désignera un auditeur.

Comment sera choisi l’auditeur ? Réfléchissons un peu :

• un auditeur peu expérimenté ne sera pas désigné pour auditer un gros OF multi-site
• un auditeur trop éloigné de vos locaux plombera l’affaire avec des frais de déplacement. Cette année l’audit se fera probablement à distance mais pour les audits de surveillance, de renouvellement, etc ?
• un auditeur qui vous connait se désistera (risque de conflit d’intérêt)

Les OF de taille modeste seront donc audités par un auditeur habitué aux OF de taille modeste et habitant la région. C’est lui aussi qui viendra vous auditer lors de l’audit de surveillance.

L’auditeur désigné par l’OC aura entre les mains les quelques informations que vous aurez transmises à l’OC lors de votre inscription : BPF, organigramme, description de l’activité …

Il vous contactera alors pour se présenter et caler avec vous les détails de l’audit : horaires, lieu, …

Il souhaitera aussi se faire une idée plus précise des particularités de votre OF : délivrez-vous des formations certifiantes, des formations avec stage, etc …

Il doit en effet calculer les durées à consacrer aux divers indicateurs. Si par exemple, vous n’avez pas de sous-traitants, le temps passé sur l’indicateur 27 sera réduit.

En fonction de vos réponses, il construira un plan d’audit qui sera résumé dans un document (généralement un fichier Excel)

Par exemple :

• 9h-9h20 : Réunion d’ouverture
• 9h20-10h00 : Critère 1, indicateurs 1 et 2 (3 non applicable)
• …
• 16h40 – 17h : Réunion de clôture

Il vous enverra ce fichier par mail quelque temps avant l’audit pour que vous le complétiez : en face de chaque critère/indicateur vous indiquerez le nom et la fonction de la ou des personnes qui répondront à ses questions. Vous lui renverrez ensuite le fichier par mail.

Chouette ! La prochaine étape sera l’audit ! Mais il faut d’abord se préparer.

Se préparer et savoir que l’on est prêt

On pourrait penser que

• Si vous êtes prêt, l’audit Qualiopi n’est qu’une formalité !
• Et si vous n’êtes pas prêt l’audit Qualiopi sera une galère infâme !

C’est un peu vrai, mais un peu seulement.

• Un perfectionniste ne se sentira jamais prêt et pourtant il le sera …
• Un “artiste” se croira peut être prêt mais ne le sera pas …

Il faut donc appuyer son sentiment sur des éléments factuels et pour cela, vous pouvez soit organiser un audit interne, soit réaliser des audits croisés avec des collègues d’autres OF, soit faire appel à un prestataire extérieur.

Quoiqu’il en soit, un audit se prépare non seulement pour obtenir la certification, mais aussi par respect pour l’auditeur.

Celui-ci voit des OF à longueur de semaine et vous pouvez parier qu’il est fatigué, surtout dans cette période …

Quand on est auditeur, rien n’est plus pénible que se retrouver face à un comique qui ne connait pas le processus ou la procédure ou les documents qu’il doit vous expliquer et qui essaye de trouver des excuses ou de noyer le poisson.

Un audit n’est pas un examen scolaire devant un jury avec une note à l’arrivée. C’est plutôt 23 ou 25 ou 28 ou 32 micro-examens avec un résultat du type succès-échec.

Vous devez maitriser ce que vous allez expliquer à l’auditeur pour chaque indicateur : le contexte, ce qui est effectivement réalisé, les documents utilisés, la gestion des cas particuliers, …

Quand vous maitriserez ce que vous allez expliquer à l’auditeur, vous saurez que vous êtes prêt !

Vous pouvez imprimer les documents qui serviront de preuves pour les montrer à l’auditeur. Vous pouvez aussi utiliser un ordinateur et un écran.

Rangez au préalable ces documents dans des dossiers : Critère 1, Critère 2, etc. Il est normal qu’un même document soit présent dans plusieurs dossiers.

Contre-productif : créer un dossier par indicateur. Le jour de l’audit, on passe son temps à ouvrir des dossiers sur l’ordinateur.

Quand l’auditeur vous questionnera, vous montrerez le document correspondant sans hésitation et il servira de preuve.

Éviter à tout prix de devoir fouiller dans vos dossiers ou dans le disque dur de votre ordinateur : vous DEVEZ savoir où sont rangés les documents et les informations puisque vous êtes censé MAITRISER vos processus !

Enfin, si possible, simulez l’audit !

Le jour de l’audit

Contrairement à ce que pensent certains, l’auditeur ne relèvera que des “vraies” non-conformités (il n’est pas payé à la NC donc inutile pour lui de se créer du travail, n’est-ce pas ! Idem pour l’OC)

Qualitia précise par exemple “L’auditeur ne réalise pas l’audit en recherchant des non-conformités, il est là pour rechercher LA CONFORMITE au Référentiel National Qualité.” Position qui me semble très pertinente.

Enfin, gardez à l’esprit que l’auditeur ne souhaite qu’une chose : mener l’audit rondement et rentrer chez lui car demain il recommence ailleurs. Pragmatique, n’est-ce pas ?

La réunion d’ouverture : petite réunion où il vous rappellera et vérifiera avec vous le champ de l’audit, autrement dit les indicateurs à auditer.

Il précisera le déroulement de la journée et expliquera clairement ce qu’il attend de vous. En passant, on prend le café et on peaufine les derniers détails : pauses et déjeuner notamment.

C’est aussi à ce moment-là qu’il échantillonne.

Échantillonnage : vous lui montrez la liste des prestations que vous avez gérées et réalisées en “mode Qualiopi”. Il n’a que faire des prestations réalisées l’an dernier alors que vous n’aviez pas encore pris en compte les exigences du RNQ.

Comme votre OF est de taille modeste et ne réalise que des actions de formation, dans la liste, il choisit 2 prestations qui lui semblent refléter votre activité.

Si par exemple vous affirmez sur votre site web que vos formations sont sur mesure, il choisira une formation sur mesure …

Pendant l’audit, il suivra les indicateurs du RNQ dans ces dossiers …

Si votre OF n’est pas nouvel entrant, au pire du pire, il faut avoir au moins 1 dossier à lui montrer.

Pour chaque indicateur :

Chaque auditeur a son petit rituel.

Il peut par exemple commencer par lire l’énoncé de l’indicateur sur le RNQ.

Il pose ensuite la question de la mort qui tue : “comment avez-vous pris en compte cette exigence ?” ou “expliquez-moi comment cet indicateur se traduit dans votre processus ?”

Vous répondez alors en expliquant “comment vous avez pris en compte cette exigence” !

Montrez que vous maitrisez vos processus : une petite explication de 5 ou 10 lignes max suffit généralement. Vous aurez pris soin de préparer ce laïus puisque vous savez que l’on vous posera la question !

Expliquez les choses dans l’ordre : d’abord le traitement du cas général, puis les cas particuliers. Ne pas oublier d’expliquer comment les documents de cet indicateur alimentent aussi d’autres indicateurs si c’est le cas. Vous montrerez ainsi votre compréhension de Qualiopi.

Allez à l’essentiel : inutile de raconter votre vie et celle de vos formateurs, comment vos formations sont passionnantes et innovantes et importantes pour la société actuelle car … Il vous recadrera rapidement.

Restez factuel : si vous brodez, l’auditeur le sentira immédiatement et vous lui offrirez l’occasion de rebondir et de vous poser des questions plus précises. Il n’hésitera pas à vous mettre le nez dans vos contradictions : “Pourtant, à l’indicateur 12, vous avez affirmé …”

Attendez vous à d’autres questions : pour mieux comprendre ce que vous avez mis en place, l’auditeur vous posera des questions de plus en plus précises et c’est normal. Il doit se faire une idée de la maturité de votre OF sur ce thème.

Vous pouvez lui montrer tout document qui facilite sa compréhension. Par exemple des modèles de formulaires, des schémas, des modes opératoires, etc. Éventuellement, affichez les sur l’écran d’un ordinateur …

Inutile toutefois d’insister : il a sûrement déjà vu de nombreuses déclinaisons de la manière de gérer cet indicateur.

Il vérifiera ensuite dans les dossiers échantillonnés si ce que vous affirmez est bien présent.

S’il constate que quelque chose ne va pas, il vous le montrera et vous demandera si vous êtes d’accord avec lui. La NC n’est pas loin !

Généralement, quand il met le doigt dessus, cela devient une évidence … et on ne peut qu’acquiescer.

Si vous n’êtes pas d’accord, écoutez et comprenez ce qu’il dit plutôt que d’essayer de le convaincre. Dans 98% des cas ou plus, le problème viendra de votre compréhension de l’indicateur.

• Votre travail est de gérer des dossiers de formation (et pas que !).
• Son travail, c’est de connaître les indicateurs du RNQ : il suit des webinar sur le sujet régulièrement, il consulte des FAQ, il participe à des forums, il suit des formations délivrées par l’OC, etc. Et il en parle tous les jours.

Gardez à l’esprit qu’une NC n’est qu’une péripétie dans la vie de votre OF et que les NC se gèrent sans passion …

La réunion de clôture : en fin de journée, il s’isolera tout d’abord pour préparer les conclusions de l’audit.

Lors de la réunion de clôture, il fera un point sur ce qu’il a noté et expliquera les non-conformités relevées, s’il y en a, et les modalités pour les lever. C’est le moment de prendre des notes.

Il expliquera aussi la suite du processus d’audit.

Ouf ! La journée est terminée et l’audit tant redouté est passé !

Le rapport d’audit et les non conformités

Quelques jours après l’audit vous recevrez le rapport d’audit qui au mieux vous annoncera qu’il n’y a pas de non-conformités et listera quelques points forts et quelques points faibles.

Dans ce cas, l’auditeur aura aussi transmis ce rapport à l’OC avec un avis favorable.

L’OC l’examinera en commission ou le fera examiner par un expert. La décision de délivrance de la certification sera très probablement prise et vous recevrez le certificat environ 3 semaines après l’audit.

S’il n’y a aucune NC majeure et de 1 à 4 NC mineures, vous êtes dans un cas non bloquant.

Complétez le rapport d’audit en précisant pour chaque NC votre plan d’action, autrement dit ce que vous allez faire pour la lever. Vous pouvez aussi rédiger un plan d’action dans un document séparé si le rapport d’audit ne prévoie pas de zone de réponse à la NC.

Un texte de quelques lignes suffit généralement : “nous allons ajouter une zone de saisie sur le formulaire …”, “une colonne sera ajoutée au tableau …”

Renvoyez le rapport et/ou le plan d’action à l’auditeur rapidement, dans les 5 jours.

A réception, si ce que vous proposez est cohérent, l’auditeur validera vos propositions et transmettra le rapport avec un avis favorable à l’OC.

Vous aurez alors 6 mois pour mettre en place ce que vous vous êtes engagé à faire. Ce sera vérifié lors de l’audit de surveillance.

Si l’auditeur a relevé des NC majeures ou plus de 5 NC mineures, vous êtes dans un cas bloquant.

Vous avez 3 mois pour lever les NC et expliquer à l’auditeur, par mail habituellement, ce que vous avez réalisé pour les lever. Proposez votre plan d’action à l’auditeur avant de commencer.

Par exemple, vous expliquez à l’auditeur que vous avez mis en place le formulaire qui manquait et vous lui envoyez le modèle du formulaire que vous avez mis en place.

Au pire, l’auditeur décidera qu’un audit complémentaire est nécessaire. C’est très rare chez les OF de taille modeste sauf si le nombre de NC majeures est important.

Lorsque vous avez levé toutes les NC bloquantes, l’auditeur transmet le rapport à l’OC avec un avis favorable.

Voilà pourquoi 100% des OF sérieux obtiennent la certification Qualiopi.

Le certificat

Un (beau) jour, vous recevez le certificat par la poste ou, c’est moins attrayant, vous recevez un mail vous expliquant que vous pouvez le télécharger sur le site de l’OC. Ce que vous vous empressez de faire !

Attention : vous pouvez faire ce que vous voulez du certificat mais vous ne pouvez pas utiliser le logo Qualiopi n’importe où et n’importe comment.

Vous devez respecter la charte d’usage de la marque Qualiopi et la charte graphique du logo que vous transmettra l’OC. On peut venir vous titiller si vous en usez à tort et à travers.

Si vous avez des doutes sur ce que vous pouvez faire, regardez ce que font les autres OF. C’est le plus simple.

L’audit de surveillance

18 mois après l’audit initial (en fait entre 14 et 22 mois après l’audit), vous allez devoir passer un audit de surveillance. Dans le cas d’un OF de taille modeste et ne délivrant que des actions de formation, il durera une demi-journée.

Vous retrouverez votre cher auditeur qui s’assurera que vous avez bien continué à utiliser ce que vous lui avez montré lors de l’audit initial. N’oubliez pas qu’il dispose du rapport d’audit initial (et de ses notes).

Il faudra faire attention à plusieurs points :

• Les NC que vous avez levées lors du 1^er audit
• Les points de surveillance qu’il a pu vous signaler
• L’utilisation de la marque Qualiopi

Vous voilà ensuite reparti vers l’audit de renouvellement 18 mois plus tard !

Derniers conseils

Vous n’avez aucune raison de stresser pour l’audit. Dites-vous que vous ne perdrez que ce que vous n’avez pas !

Au pire, vous récolterez du boulot car vous devrez lever des non-conformités !

Si vous avez des questions, avant, pendant ou après l’audit, posez-les sans crainte. L’OC, l’auditeur et vous-même avez tout intérêt à ce que le processus de l’audit soit fluide et que tout se passe simplement. Ils répondront volontiers à vos questions.

Vous pouvez aussi questionner l’auditeur pendant l’audit. Les pauses, le déjeuner dans un petit restau sympa sont des moments propices. Vous pouvez proposer de régler sans que cela soit mal interprété, de toute manière, c’est bien vous qui réglez les frais de déplacement.

Éviter tout de même des questions qui montreraient que vous n’avez pas compris un indicateur ! Inutile de se vanter de ses défauts !

Avez-vous besoin d’un audit à blanc ?

Nous accompagnons tous les jours des OF vers la certification. Ma première réflexion est de dire à nos clients : si vous avez besoin d’un audit à blanc, c’est que nous avons mal fait notre travail d’accompagnateur …

D’un autre côté, un audit à blanc rassure les dirigeants et les personnes de l’OF qui appréhendent de se retrouver face à l’auditeur. Il a un petit côté formatif très sécurisant. Et ne nous mentons pas, cela nous rassure aussi !

Il détecte aussi très souvent des points qui auraient valu une non-conformité.

Par contre, si vous vous préparez seul, devez-vous envisager cette prestation ? Ma réponse est oui, sans hésiter.

Première raison à prendre en compte : qui échoue à être certifié ? Généralement, les indépendants qui se sont préparés tout seul, ont mal compris les indicateurs et sous-estimé le niveau attendu.

Lors de l’audit initial, ils subissent une rafale de non-conformités et décident d’abandonner et de travailler en sous-traitance ou avec un portage salarial Qualiopisé. Parfois, certains nous appellent !

Pour la deuxième raison, revenons aux fondamentaux : la démarche Qualiopi vous contraint à une gestion quotidienne plus lourde, plus chronophage que ce que vous faisiez jusqu’ici. Elle définit donc votre futur.

Vous avez économisé sur l’accompagnement et c’est bien. Mais vous êtes aussi passé à côté de ce que l’accompagnateur peut vous apporter et qui est probablement le principal ROI de l’accompagnement : l’optimisation des processus.

Un audit à blanc d’une journée coûtera entre 500€ et 800€. Pour info, chez UCert, cette prestation est facturée 625€.

Ce jour-là, vous serez formé à l’audit, rassuré sur le travail que vous avez réalisé et vous éviterez de futurs désagréments !

Vous saurez aussi si vous êtes allé trop loin dans votre préparation et, dans ce cas, l’auditeur vous expliquera comment alléger vos processus.

Pour conclure

Nous venons de passer en revue le processus de l’audit Qualiopi.

Préparez vous sérieusement mais sans excès pour vivre un audit fluide et rapide. Faites simple et tout ira bien !

J’espère que vous laisserez un commentaire, donnerez votre avis sur cet article, poserez des questions et apporterez vos remarques !

Complément

Dans dans “l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail” se trouve le tableau suivant qui permet de calculer les durées des audits :

Les références aux actions de la 1^ère ligne du tableau sont précisées dans l’Article L6313-1 (Modifié par LOI n°2018-771 du 5 septembre 2018 – art. 4). Les voici ci-dessous :

Les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle sont :

1° Les actions de formation ;

2° Les bilans de compétences ;

3° Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, dans les conditions prévues au livre IV de la présente partie ;

4° Les actions de formation par apprentissage, au sens de l’article L. 6211-2.

La durée de l’audit de surveillance d’un organisme nouvel entrant a été portée à 1 jour dans l’Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.

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Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.