Vous êtes certifié Qualiopi depuis quelques mois (une quinzaine peut-être) et commencez à envisager l’audit de surveillance. Une petite boule est en train de naitre dans votre estomac …

Pas de panique : l’audit de surveillance doit être passé entre 14 et 22 mois après l’audit initial. Il vous reste surement un peu de marge !

Nous pouvons donc prendre le problème par le bon bout et faire les choses sereinement. A condition de planifier bien sur !

Comme d’habitude :

Rappelons que ces articles sont destinés aux aventuriers qui préparent eux-mêmes leur organisme pour la certification Qualiopi. Nous ne prenons donc en compte que l’activité Actions de formation des organismes de formation de taille modeste.

Important : il est possible que le Guide de lecture Qualiopi ait évolué depuis que vous avez passé l’audit. Les 2 dernières versions ont été publiées :

• en novembre 2023 pour la version 8, utilisée pour l’audit à partir du 23/01/2024,
• et en janvier 2024 pour la version 9, utilisée pour l’audit à partir du 08/03/2024.

Ce Guide précise notamment aux auditeurs ce qu’ils doivent vérifier, vous DEVEZ donc vous munir de la dernière version du Guide de lecture du RNQ avant d’aller plus loin.

NOTA : Si vous n’intervenez qu’en sous-traitance, la version 9 contient une mise à jour importante. Il faudra lire l’article sur la sous-traitance de ce blog qui précise ces changement

Si vous lisez ce billet, il est probable que vous avez déjà obtenu la certification Qualiopi. Vous pouvez donc ne pas avoir lu les billets suivants :

• le billet concernant Qualiopi et les processus
• le billet concernant le critère 1 du RNQ
• le billet concernant le critère 2 du RNQ
• le billet concernant le critère 3 du RNQ
• le billet concernant le critère 4 du RNQ
• le billet concernant le critère 5 du RNQ
• le billet concernant le critère 6 du RNQ
• le billet concernant le critère 7 du RNQ

Rappel : le RNQ ne donne pas de titres aux critères et exigences. Pour faciliter la lecture, la compréhension et la mémorisation du RNQ, nous avons attribué des titres qui nous semblent pertinents.

Remarques importantes

Un organisme qui a obtenu sa certification il y a quelques temps a probablement laissé de côté une partie des exigences Qualiopi. C’est habituel, à défaut d’être normal.

• Généralement, les dossiers des formations sont à peu près bien tenus
• Par contre, les suivi transversaux (compétences, veille, aléas, difficultés, améliorations, etc) on souvent été complétement délaissés

Il faudra donc revoir tout cela avant l’audit de surveillance !

L’auditeur sera-t-il plus indulgent que lors de l’audit initial ? La réponse est non :

• à minima, il espérera que l’OF respecte les processus mis en place et vérifiés lors de l’adit initial : mais comment certains se débrouillent-ils pour prendre une non-conformité alors que l’audit initial s’est bien passé ?! Il suffisait de continuer à travailler comme prévu …
• il peut aussi considérer qu’en 18 mois, l’OF a appris et a amélioré sa gestion de la Qualité : les outils montrés lors de l’audit ont été utilisés et ont évolués, les bénéfices de la Qualité ont été exploités et des enseignements ont été pris en compte

Attention donc au retour de bâton d’un auditeur déçu …

Les étapes de la préparation de l’audit

Puisqu’il nous faut planifier la préparation de l’audit, planifions !

On peut distinguer 5 étapes :

• l’étape “Planification et stratégie“
• l’étape “Rattrapage de conformité“
• l’étape “Contrôle des dossiers de formation“
• l’étape “Retour vers le passé“
• et l’étape “Préparation administrative“

Planification et stratégie

Anticiper l’audit surveillance 2 mois à l’avance est une bonne idée mais en fait votre stratégie dépendra :

• de l’état de vos dossiers de formation
• et des suivis requis par Qualiopi (compétences, veilles, etc)

Vous seul savez ce que vous avez fait et comment vous avez travaillé depuis l’audit initial mais il y a 2 points à prendre en compte. Ces 2 points sont détaillés dans l’article 2 de l’Arrêté du 31 mai 2023.

Le 1er point : si vous étiez nouvel entrant lors de l’audit initial, l’audit de surveillance durera une journée : l’auditeur aura plus de temps pour rentrer dans les détails que lorsque l’audit de surveillance ne durait qu’une demi-journée (avant l’Arrêté du 31 mai 2023).

De plus : “Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur procède à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité.” Autrement dit, tous les indicateurs qui vous concernent seront audités.

Le 2ième point important : lors de l’audit de surveillance, pour les non “nouvel entrant”, quelques indicateurs ne sont pas audités. Comme l’audit de renouvellement arrivera assez vite après l’audit de surveillance (en fait au plus tard 32 mois après l’audit initial), la “bonne” stratégie est de préparer tous les indicateurs qui vous concerneront lors de l’audit de renouvellement.

Les indicateurs audités (pour les non “nouvel entrant”) sont les suivants :

• les indicateurs ayant fait l’objet d’une NC lors de l’audit initial (vous savez probablement quels indicateurs vous concernent)
• plus les indicateurs faisant l’objet de non-conformités majeures uniquement (indicateur 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32)
• plus les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3

Cette liste vous dispense donc de quelques indicateurs lors de l’audit mais comme dit plus haut, vous avez quand même intérêt à préparer tous les indicateurs qui vous concernent …

Le rattrapage de conformité

Attention : L’usage du logo Qualiopi peut faire l’objet d’une non-conformité !

Vérifiez donc l’usage de votre logo Qualiopi car cet usage sera audité. Les exigences :

• sous le logo, vous avez ajouté la mention concernant l’activité certifié
• vous n’avez pas modifié le logo
• vous n’avez pas affiché le logo sur un document ou à un emplacement qui pourrait laisser penser à un prospect que “cette formation” est certifiée (c’est l’organisme qui est certifié, pas les formations)

Pour plus de précisions, lisez les chartes d’usage du logo

Autre point qui vous aura peut être échappé si vous avez négligé la veille légale et réglementaire : vous devez afficher votre certificat Qualiopi dans vos locaux et si vous en avez un, proposer son téléchargement sur votre site internet.

En effet : “L’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l’article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande.”

Je cite aussi “L’organisme certificateur vérifie également que l’organisme certifié respecte l’obligation d’affichage et de communication du certificat prévue à l’article 1er. Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure.” (Arrêté du 31 mai 2023)

Le contrôle des dossiers de formation

Vous vous souvenez surement de la cartographie des processus … Les critères 1, 2 et 3 correspondent au cœur de métier, les critères 4, 5, 6 et 7 sont plutôt transverses.

Les critères 2 et 3 sont particulièrement importants pour la partie “gestion d’un dossier de formation”

Ce contrôle des dossiers permettra de vérifier si les indicateurs des critères 2 et 3 sont bien respectés :

• Critère 2 : l’analyse des besoins, la définition des objectifs, le contenu et les modalités, le positionnement
• Critère 3 : la convocation et le règlement intérieur, les adaptations en cours de formation, l’évaluation des compétences acquises et la prévention des abandons.

Dans ce qui suit, il faudra tenir compte du point suivant : l’auditeur échantillonnera vos dossiers le jour même de l’audit. Il sélectionnera probablement 2 dossiers qu’il contrôlera tout le temps de l’audit.

Il choisira probablement 2 dossiers récents (formation terminée depuis moins de 6 mois) car il est inutile de mettre une NC sur un dossier trop vieux : le processus a peut être été modifié depuis …

Un dossier de formation est (normalement) constitué d’un ensemble de documents. Par exemple :

• La convention de formation signée (ou le contrat de formation)
• Le programme de la formation
• Les convocations
• Les feuilles de présence signées
• Les questionnaires de satisfaction complétés
• Les attestations de formation
• Les certificat de réalisation
• La ou les factures

Cette liste dépend de votre organisation et de votre processus de gestion des dossiers.

Il va falloir vérifier que vos dossiers sont complets.

• Ils doivent contenir les documents exigés par les obligations légales des OF même si l’auditeur n’est pas chargé de contrôler ce point
• Mais aussi, tous les documents que vous avez cité lors de l’audit initial. Ou alors, il faudra expliquer à l’auditeur que ce document a été abandonné et remplacé par …

Par exemple, vous avez peut être prévu d’utiliser les outils et documents suivants :

• la fiche de suivi,
• le compte-rendu de formation,
• les grilles de positionnement,
• le déroulé pédagogique,
• les ressources pédagogiques,
• les exercices d’évaluation des acquis,
• le contrat de sous-traitance,
• etc

Comment faire : Pour organiser ce contrôle, vous pouvez préparez un fichier Excel avec la liste de vos dossiers (1 dossier par ligne). Les colonnes correspondront aux documents que votre dossier doit contenir.

Il ne reste plus qu’à checker vos dossiers et vous assurer que tous les documents prévus dans vos processus sont bien présents.

Attention : c’est fastidieux et cela prends du temps, surtout s’il vous manque des documents ! Prévoyez de vous y prendre 1 mois et demi avant l’audit !

Retour vers le passé

Occupons nous maintenant des indicateurs transverses :

• Critère 1 : les documents communiqués au public, les indicateurs de résultat
• Critère 4 : la gestion des moyens, la coordination et les ressources pédagogiques
• Critère 5 : la gestion des compétences
• Critère 6 : les 3 veilles, le handicap, la sous-traitance
• Critère 7 : les appréciations, les aléas, difficultés et réclamations, l’amélioration continue

J’espère que vous avez noté quelque part ce que vous avez dit et montré à l’auditeur ! Car il faut maintenant impérativement :

• tout vérifier, indicateur par indicateur,
• et compléter les tableaux et documents que vous avez montré à l’auditeur lors de l’audit initial et que vous n’avez pas retouché depuis.

Les points les plus chronophages :

• Vérifier si les programmes communiqués au public contiennent bien tous les items exigés à l’indicateur 1
• Calculer les indicateurs à communiquer au public (si ce n’est pas déjà fait) et vérifier qu’ils sont bien communiqués
• Mettre à jour l’organigramme fonctionnel si votre organisation a évoluée
• Identifier et noter les compétences acquises par les intervenants (internes et externes) et par le personnel de l’OF
• Identifier et noter dans les suivis des veilles les informations qui concernent votre OF et qui ont ou auraient dû impacter votre OF et/ou les formations réalisées
• Vérifier l’annuaire des partenaires potentiels en cas de handicap (rajoutez AGEFIP, FIPHFP, Cap Emploi et MDPH si vous les aviez oubliés)
• Vérifier les dossiers des sous-traitants, la présence des contrats de sous-traitance (comment avez vous vérifié qu’ils respectaient bien leur obligations Qualité ?)
• Vérifier les suivis des aléas, difficultés et réclamations
• Vérifier le suivi des actions d’amélioration

Préparation administrative

Un fois que vous êtes persuadé de tenir les délais que vous vous êtes fixés, contactez l’organisme certificateur qui a délivré votre certificat.

Vous devrez lui fournir plus de documents qu’il y a un an, inflation administrative oblige :

Dans l’Arrêté du 31 mai 2023, il est précisé :

Avant l’audit, l’organisme certificateur collecte auprès du prestataire :
-les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites ;
-une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis l’obtention de la certification, précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme a réalisé des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il a confié la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il est intervenu pour le compte d’un autre organisme de formation ;
-le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire, en vue de déterminer la durée de l’audit.”

Il faudra aussi communiquer à l’auditeur tout changement dans votre activité qui peuvent impacter les indicateurs audités, par exemple :

• avant : pas de formation à distance, maintenant : des formations à distance
• avant : pas de sous-traitance, maintenant : des sous-traitants
• etc

Pour résumer, ne sous-estimez pas cette démarche …

Et maintenant

Avec cet article, nous venons voir comment se préparer à l’audit de surveillance. Y-a-plus qu’à …

Pour rappel, les explications ci-dessus sont destinées aux organismes de formation de taille modeste et ne concernent que l’activité “Actions de formation”.

Nous ne le répéterons jamais assez :

• Toujours se poser la question de la plus-value pour l’apprenant, son employeur mais aussi pour l’OF. Une fois la plus-value déterminée, il faut aller la chercher !
• Privilégier des solutions simples qui deviendront facilement et naturellement votre quotidien.
• Concevoir les outils de suivi sans trop penser à l’audit et à l’auditeur. Lorsque le fruit est mûr, il tombe directement dans la main tendue !

N’hésitez pas à commenter : ce texte manque peut-être de précision, je suis peut-être passé à côté de quelque chose. Et si vous le trouvez utile, faites passer !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.