Le Critère 3 et la réalisation des prestations

Image par PanJoyCZ de Pixabay

Dans ce texte nous présentons quelques éléments concernant le Critère 3 du Référentiel National Qualité (RNQ).

Ces explications sont destinées aux aventuriers des organismes de formation de taille modeste qui préparent eux-mêmes leur organisme pour la certification Qualiopi.

Ce texte ne concerne que l’activité “Actions de formation” mais les informations avancées peuvent tout de même être utiles pour les autres activités (bilan de compétence, VAE, apprentissage)

Si vous connaissez peu les exigences de Qualiopi, munissez-vous du Guide de lecture du RNQ pour une lecture conjointe.

Avant de lire ce billet, il faudrait aussi avoir lu au préalable

Si vous n’êtes pas à l’aise avec les notions pédagogiques, n’hésitez à prendre quelques heures pour lire des ouvrages (pour les nuls ! par exemple) ou suivre des modules d’OpenClassrooms ou autre.

Vous pouvez aussi nous contacter et suivre l’une de nos formations de formateurs.

Rappel : le RNQ ne donne pas de titres aux critères et exigences. Pour vous faciliter la lecture, la compréhension et la mémorisation du RNQ, nous avons attribué des titres qui nous semblent pertinents.

Notes concernant la sous-traitance : Lorsque des organismes interviennent tout le temps en sous-traitance, certains indicateurs du RNQ ne sont pas audités.

Nous distinguerons donc :

  • les “100% sous-traitants” qui ne travaillent qu’en tant que sous-traitant (pour leurs activités de formation)
  • et les “sous-traitants partiels” qui travaillent parfois en tant que sous-traitant mais vendent aussi parfois directement leurs prestations (pour leurs activités de formation)
  • dans les 2 cas, on ne considère que l’activité de formation : action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage… (on peut être “100% sous-traitant” pour la formation et vendre à coté des prestations de service, etc)

Pour chaque indicateur, nous préciserons ce qui se passe pour la sous-traitance. Vous trouverez à chaque fois plus d’information dans la V9 du Guide de lecture du RNQ.

Dans la suite nous utiliserons le vocabulaire du catalogue du CPF : Formation => Action de formation => Session de formation.

Les éléments constitutifs de la réalisation d’une formation :

Le critère 3 concerne la réalisation de la prestation. Il correspond donc à un processus métier.

Avant de passer les indicateurs un par un, reprenons le déroulé classique de la réalisation des prestations de formation.

On peut simplifier cette réalisation ainsi :

Critère 3– Indicateur 9 : Informer les participants

  • La convocation doit permettre aux participants d’arriver sereins à la formation (cad non stressé)
  • En particulier, en cas de FOAD, elle doit informer les stagiaires des modalités d’utilisation du LMS (i.e la plateforme de e-learning)
  • Les informations pratiques doivent être énoncées ou rappelées en début de formation

Critère 3– Indicateur 10 : Adapter la prestation, l’accompagnement, le suivi

  • Lors de la formation, il peut être nécessaire d’adapter la durée, le contenu, le rythme, le suivi, etc en fonction des aléas et faits marquants
  • Donc prendre en compte les écarts par rapport au déroulé prévu lors de l’indicateur 6 et mettre en œuvre des mesures d’adaptation
  • Remonter ces adaptations au donneur d’ordre et au concepteur de la formation

Critère 3- Indicateur 11 : Évaluer l’atteinte des objectifs

  • Évaluer l’apprenant pour s’assurer qu’il a atteint les objectifs opérationnels de l’indicateur 5 en cours et/ou en fin de formation
  • Informer l’apprenant et le donneur d’ordre du résultat

Critère 3– Indicateur 12 : Prévenir les abandons

  • Identifier les apprenants qui rencontrent des difficultés
  • Adapter le déroulement de la formation
  • Avertir qui de droit si nécessaire

Critère 3– Indicateur 13 [Se coordonner, si alternance]

  • Si alternance : se coordonner pour construire une alternance pertinente et enrichissante (co-élaboration du parcours)

Critère 3– Indicateur 16 : [Respecter les conditions d’examen, si examen de certification]

  • Si examen de certification : connaître, respecter et faire respecter les conditions d’examen

Remarque : les indicateurs 14 et 15 sont spécifiques aux CFA et sortent du cadre de ce post.

Avec ce survol, on comprend bien la construction des indicateurs de Qualiopi, que nous allons maintenant détailler.

Critère 3 : Réalisation de la prestation

Voici l’énoncé du critère 3 :

L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Ce critère réunit les indicateurs 9 à 16.

  • L’indicateur 13 ne concerne que les OF proposant de l’alternance
  • L’indicateur 16 ne concerne que les OF proposant des formations certifiantes (RNCP)
  • Les indicateurs 14 et 15 sont spécifiques aux CFA

Le critère 3 s’intéresse à la réalisation de la prestation, depuis la convocation qui détaille les modalités pratiques jusqu’à l’évaluation des compétences en fin de prestation et les examens de certification s’ils existent.

On est donc dans la Qualité du cœur de métier !

Document majeur pour satisfaire les exigences de ces indicateurs : la fiche de suivi de la formation (parfois appelée aussi fiche de suivi de la prestation ou de l’affaire) qui contiendra in fine tous les éléments concernant la prestation.

Important : le guide de lecture liste pour chaque indicateur une suite de preuves possibles. Ce ne sont que des exemples et vous pouvez vous affranchir de cette liste si vous avez d’autres documents susceptibles de prouver votre respect de cet indicateur.

Pour bien travailler : la démarche Qualiopi vous oblige à gérer votre OF d’une nouvelle manière. Ce que vous allez modifier et/ou mettre en place doit correspondre à cette nouvelle manière de travailler au quotidien.

Si vous préparez des documents pour l’audit, vous vous tirez une balle dans le pied ! Vous ferez tout le travail mais n’en retirerez aucun bénéfice en terme de fidélisation des clients et/ou de bouche à oreille.

Indicateur 9 : Information sur les conditions de déroulement

Voici l’énoncé de l’indicateur 9 du critère 3 :

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

Non-conformité : mineure si information incomplète

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : non audité

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : le bénéficiaire doit aborder la formation dans les meilleures conditions possibles. Il est donc important de l’informer assez tôt des modalités de la prestation : dates, horaires, lieux, hébergement, transports, restauration, rémunération, etc. Il pourra ainsi s’organiser au mieux.

Ce qui semble facile et évident au formateur qui réalise des formations tout le temps ne l’est pas du tout pour celui qui ne suit une formation que tous les 5 ans.

Il ne faut donc pas oublier

  • que certains participants sont anxieux et s’inquiètent réellement de savoir où ils pourront déjeuner et qui contacter s’ils sont en retard
  • que d’autres doivent s’organiser pour la garde des enfants ou autres contraintes
  • que tous n’ont pas de GPS, que certains n’ont jamais pris le métro, etc

Enfin, vos stagiaires n’ont peut-être jamais utilisé de LMS et ne sont pas à l’aise avec un ordinateur …

Plus-value : si l’information fournie au participant en amont de la formation est complète, celui-ci arrivera le jour de la formation avec un a priori favorable d’une part et sans le stress inhérent à toute situation inconnue d’autre part.

Ce qui intéresse l’auditeur : parmi les prestations échantillonnées, l’auditeur demandera à voir les convocations et les documents annexes fournis aux stagiaires, notamment le règlement intérieur et le livret d’accueil s’il existe.

En cas de FOAD, il sera particulièrement attentif aux informations fournis pour l’utilisation du LMS et la mise en disposition d’une assistance.

Comment préparer cet indicateur : préparer un modèle de convocation incluant l’intitulé de la formation, le lieu, les dates et horaires, les modalités, les renseignements pratiques, mais aussi les noms des référents pédagogiques et administratifs (qui contacter en cas de problème ou de retard).

En cas de FOAD, préparer un mode d’emploi du LMS (notamment du mécanisme de connexion), de d’utilisation des modules, etc. Décrivez aussi les modalités d’assistance (vous les avez surement déjà précisées dans le programme ou la convention car elles correspondent à une obligation légales)

Et bien sûr, il faut avoir rédigé un règlement intérieur (obligation légale) correspondant aux activités et contraintes du centre et si possible un livret d’accueil sympathique et complet.

Indicateur 10 : Adaptation de la prestation, accompagnement et suivi

Voici l’énoncé de l’indicateur 10 du critère 3 :

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : non audité

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : cet indicateur est difficile à comprendre : si la formation est sur étagère, tout semble déjà calibré (durée, contenu, etc) et si la formation est sur mesure, l’adaptation est réalisée de facto.

Il n’est donc pas étonnant que, pour cet indicateur, la différence entre les versions du 28/02/2020 et du 05/10/2020 du guide de lecture du RNQ porte sur l’adaptation aux personnes en situation de handicap.

En fait on parle ici de l’adaptation de la prestation en cours de réalisation : “le prestataire met en œuvre et adapte …”

Il s’agit donc des adaptations que tout formateur, tout responsable pédagogique ou administratif réalise naturellement pour que la prestation se déroule sans accroc et que les objectifs soient (plus facilement) atteints.

Quelques exemples de situation conduisant à adaptation :

  • participant éprouvant des difficultés mis en binôme, participant impoli mis à la porte, participant très en retard, …
  • contenu ne correspondant pas aux attentes des participants, ou inadapté à leur niveau, …
  • matériel indisponible, supports égarés ou non prêts, …
  • formateur malade remplacé, …

En bref, toutes les expériences désagréables que vous avez déjà vécues en tant que formateur !

Plus-value : si la prestation est adaptée en fonction des aléas, des impondérables, des faits marquants, les stagiaires concernés vous en seront reconnaissants ! Leurs employeurs et les financeurs aussi.

Ce qui intéresse l’auditeur : parmi les prestations échantillonnées, quelles adaptations ont été apportées et pour quelles raisons. Il est donc important de conserver ces informations pour la traçabilité mais aussi pour une analyse ultérieure.

Les informations à noter concerneront les contenus (méthode et moyens), l’accompagnement et le suivi de la prestation.

Comment préparer cet indicateur : créer soit dans la fiche de suivi de la prestation, soit dans un document “Compte-rendu de formation” (très utile pour l’indicateur 27 en cas de sous-traitance), un item “Adaptations pédagogiques (contenu, accompagnement, suivi)” avec une zone de saisie conséquente.

Cet item devra être systématiquement complété (non-conformité majeure !), même avec la simple mention “Aucune adaptation de durée, de contenu, de méthode ou de moyens nécessaire”.

En cas d’aléa ou de difficulté importante, reporter ce qu’il s’est passé dans un document prévu à l’indicateur 31 pour une analyse ultérieure et une action d’amélioration si nécessaire .

Indicateur 11 : Évaluation de l’atteinte des objectifs

Voici l’énoncé de l’indicateur 11 du critère 3 :

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : vérification de l’existence d’un processus formalisé. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : si vous changez votre chaudière, il vous semble naturel que l’installateur fasse un essai avant de ranger ses outils et de de partir ? Pour les formations, c’est pareil.

Le participant souhaite être rassuré sur ses nouvelles compétences, son employeur ou le financeur souhaitent s’assurer que vous avez bien fait votre travail.

Il est donc demandé de formaliser un processus d’évaluation des acquis en cours et/ou en fin de prestation et de le mettre en œuvre.

Dans la V8, il est précisé : “La formalisation du processus signifie que la procédure d’évaluation doit être définie et matérialisée par des outils.”

En réalité, la procédure d’évaluation comporte 4 étapes : la définition des objectifs opérationnels (indicateur 5), la détermination et la préparation des outils d’évaluation permettant de vérifier que les objectifs ont été atteints (indicateur 6), utilisation des outils d’évaluation (indicateur 11). La dernière étape de la procédure est de communiquer le résultat de l’évaluation au stagiaire avec l’attestation de formation (qui n’est plus obligatoire mais fortement recommandée).

Autrement dit, il faut prendre au sérieux ce qui permet d’affirmer que la prestation a bien atteint les objectifs fixés à l’indicateur 5 et que le travail a été fait sérieusement (ne pas oublier que l’on est dans le cadre d’un contrat commercial).

Plus-value : avec ces évaluations, vous montrerez que vous vous souciez de l’objectif réel de la formation : l’amélioration des compétences des participants. Le participant, l’employeur, le financeur seront rassurés d’avoir dépensé tant d’argent pour ces quelques journées !

En cas de sous-traitance, le document formalisant les évaluations servira d’exigence vis-à-vis du sous-traitant.

Ce qui intéresse l’auditeur : tout d’abord les documents qui interviennent dans l’évaluation et ensuite, pour les prestations échantillonnées, quels outils ont été utilisés pour évaluer les acquis pendant et en fin de formation.

Dans les cas simples, on peut expliquer que des exercices d’évaluation sont réalisés sous la direction du formateur en cours et en fin de formation. L’attestation de formation listant les objectifs atteints faisant foi.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec les notions d’évaluation formative ou sommative, formez vous sur internet ou suivez l’une de nos formations de formateur.

Comment préparer cet indicateur : il faut tout d’abord rédiger le document qui formalise les évaluations, autrement dit qui précise comment les évaluations sont réalisées. Pour cela, supposez que vous écrivez un mode opératoire pour un formateur sous-traitant : que doit-il faire et quand ?

Il devra par exemple réaliser une évaluation à la fin de chaque séquence pédagogique à l’aide d’un exercice pratique et une évaluation en fin de formation à l’aide d’un exercice de synthèse.

Puis pour chaque prestation, vous devrez avoir une preuve que les évaluations ont été réalisées (attention à la non-conformité majeure). Par exemple, un tableau individuel où le formateur reportera le résultat des évaluations et précisera : compétence acquise ou en cours d’acquisition.

Ce tableau peut se trouver dans la fiche de suivi ou dans un document “Compte-rendu de formation” (très utile pour l’indicateur 27 en cas de sous-traitance). Il peut être remplacé par une simple zone de saisie avec pour item : “Atteinte des objectifs (évalués en cours de formation et en fin de formation)” où vous pourrez par exemple noter “Nous avons évalués les participants 4 fois : 2 exercices de synthèse, 1 cas pratique et 1 QCM. Tous les participants ont atteint tous les objectifs.”

S’il n’y a pas de traces probantes d’évaluation, une attestation délivrée en fin de formation attestant des objectifs acquis ou en cours d’acquisition peut (peut-être) faire l’affaire.

Indicateur 12 : Prévention des abandons

Voici l’énoncé de l’indicateur 12 du critère 3 :

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

Non-conformité : mineure si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : cet indicateur est principalement destiné aux organismes de formation délivrant des formations longues.

En fait dans la V8, il est précisé que cet indicateur ne concerne que les formations d’une durée supérieure à 2 jours … Mais si vous avez des formations qui durent 3, 4 jours ou plus, autant mettre en place des outils pour l’ensemble …

Enfin, lorsque l’on gère des apprenants en alternance ou des apprentis, il est important de prévenir les abandons.

Pour un organisme délivrant des formations courtes, trop d’abandons en cours de formation auraient encore plus d’importance.

On peut aussi faire commencer la prévention des abandons avant le début de la prestation en adaptant au mieux la formation a son public.

Dernier point : certains participants ne viennent pas le jour prévu. Pourquoi et comment y remédier ?

Plus-value : bien sûr, vous n’irez pas chercher le participant par la peau des fesses mais vous essayerez peut être de le joindre au téléphone, ou alors, vous discuterez avec lui à la pause pour voir comment adapter la formation.

Au final, vous aurez montré votre implication et vous aurez fait votre boulot (au sens où l’entend Qualiopi).

En cas de sous-traitance, le document formalisant la procédure de prévention des abandons sensibilisera le sous-traitant.

Ce qui intéresse l’auditeur : l’organisme doit avoir formalisé une procédure et doit la respecter. L’auditeur demandera donc le document contenant la procédure formalisée (un mode opératoire suffit).

Il demandera aussi quel document de suivi vous utilisez pour noter les actions de préventions et les abandons éventuels ainsi que leurs causes pour étude ultérieur.

Comment préparer cet indicateur : rédiger la procédure de prévention des abandons en prévoyant de relancer le stagiaire qui abandonne et de proposer des mesures pour éviter cet abandon.

Enfin, dans la fiche de suivi ou dans un document “Compte-rendu de formation” (très utile pour l’indicateur 27 en cas de sous-traitance), vous pouvez ajouter un item “Prévention des abandons (noter les actions réalisées pour prévenir les abandons)

L’important est de noter ce que vous avez fait pour éviter les abandons lors de cette prestation …

Indicateur 13 : Coordination, si alternance

Voici l’énoncé de l’indicateur 13 du critère 3 :

Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

Non-conformité : mineure si mise en œuvre partielle des processus définis

Nouvel entrant : il est demandé de formaliser un processus d’articulation entre le centre de formation et l’entreprise. Mise en œuvre auditée lors de l’audit de surveillance.

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : l’organisme de formation doit s’assurer que les missions confiées par l’entreprise à l’alternant correspondent bien aux compétences acquises en cours de formation. Cela semble évident mais dans les faits, il y a souvent un décalage entre les deux.

Plus-value : Comme pour tout salarié, rien n’est plus désagréable pour l’alternant que de se voir confié une tâche qui nécessite une compétence qu’il n’a pas. Cela dénote un manque de coordination entre l’OF et l’entreprise et est source d’insatisfaction pour toutes les personnes concernées : apprenant, employeur, financeur, formateur.

Ce qui intéresse l’auditeur : l’auditeur vérifiera qu’un processus de coordination entre l’OF et l’entreprise existe et est mis en œuvre

Comment préparer cet indicateur : rédiger un document décrivant le processus de coordination entre l’OF et l’entreprise.

Ce processus décrira l’utilisation de documents, mails, échanges téléphoniques qui informeront régulièrement le tuteur des compétences acquises et permettront un suivi dans les 2 sens.

Dans la fiche de suivi ou dans un document de coordination, synthétiser les échanges à ce propos.

Indicateur 14 : Accompagnement socio-professionnel, éducatif, citoyenneté (spécifique CFA)

L’indicateur 14 du critère 3 ne concerne que les CFA et sort du champ de ce texte.

Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : consulter le guide de lecture

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

A comprendre :

Ce qui intéresse l’auditeur :

Comment préparer cet indicateur :

Indicateur 15 : Information des apprentis sur la santé et sécurité (spécifique CFA)

L’indicateur 15 du critère 3 ne concerne que les CFA et sort du champ de ce texte.

Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

A comprendre :

Ce qui intéresse l’auditeur :

Comment préparer cet indicateur :

Indicateur 16 : Respect des exigences des certifications

Voici l’énoncé de l’indicateur 16 du critère 3 :

Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : lorsque la formation inclue un examen de certification, il est normal que cet examen se déroule dans les conditions qui ont été fixées dans le référentiel de la certification.

Les conditions de passage de l’examen associé à une formation certifiante doivent donc respecter les exigences prévues dans le référentiel de la certification. Ces exigences doivent être connues des examinateurs.

Il est aussi normal que le candidat connaisse au préalable tout des modalités d’examen, depuis l’inscription jusqu’à la délivrance des résultats.

Plus-value : l’apprenant devant passer l’examen est bien souvent stressé.

Pour réduire ce stress, la première chose à faire est de lever toutes les questions préalables. Mettez vous à sa place et préparez un document qui précise tout ce qu’il doit et souhaite savoir.

L’examinateur doit être rassurant et bienveillant : avoir une attitude fermée comme une porte de prison modifiera les résultats de l’examen car on évaluera surtout la capacité du candidat à travailler en milieu hostile !

Si vous êtes seulement surveillant, informez-vous au préalable : inutile aussi de rajouter du stress avec un ou des examinateurs qui ne connaissent pas les modalités de passage de l’examen !

Ce qui intéresse l’auditeur : l’auditeur vérifiera si un document décrivant les conditions de passage de l’examen de certification existe et est connu de l’organisme de formation et des examinateurs (ce document est souvent le référentiel ou un document annexe). Il vérifiera aussi si les documents afférents à l’examen sont bien présents : attestation de passage, procès-verbal, etc

Comment préparer cet indicateur : récupérer le référentiel de certification et les documents annexes auprès de l’organisme ayant créé la certification dans le RNCP.

Rédiger un document appelé par exemple “Procédure Examens de certification” décrivant les conditions de passage des examens. Ce document pourra être donné aux examinateurs. Pour chaque examen, conserver soigneusement les attestations de passage, attestation de réussite, etc

Rappel : les formations conduisant à une certification du Répertoire Spécifique de France Compétences ne sont pas concernées.

Et maintenant

Avec ces indicateurs, nous venons de passer en revue le processus de réalisation des prestations.

Bien entendu, ces explications sont destinées aux organismes de formation de taille modeste et ne concernent que l’activité “Actions de formation”.

Comme pour les critères 1 et 2 déjà vus, dans ce qui précède, le plus important, c’est sûrement l’indication “plus-value” et il ne faut pas oublier que ce que vous mettrez en place doit devenir votre quotidien.

Concevez-le intelligemment sans trop penser à l’audit et à l’auditeur. Lorsque le fruit est mûr, il tombe directement dans la main tendue !

Dans notre prochain billet, nous nous intéresserons au critère 4 qui concerne les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement de la prestation.

N’hésitez pas à commenter : ce texte manque peut-être de précision, je suis peut-être passé à côté de quelque chose. Et si vous le trouvez utile, faites passer !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.

122 comments on “Le Critère 3 et la réalisation des prestations

  • Sophie FREBAULT says:

    Bonjour, en tant que stagiaire GRH (3 mois seulement !), j’ai été lancée dans la grande aventure de préparer l’audit de surveillance, après la certification en 2023…
    Heureusement, je suis tombée sur votre blog, et en fait, j’ai pu faire évoluer les documents en place. Comme beaucoup, j’ai été interpellée par la fameuse “fiche de suivi”, et je veux bien recevoir aussi des modèles…
    Mon employeur a initialement préparé un “synopsis”(sous forme de tableau) et un “programme” (sous forme de texte), mais ces 2 documents se ressemblent étrangement par le fond… Pouvez-vous m’indiquer si il est pertinent d’en faire 2 presque identiques? Par ailleurs, un autre document “MODÈLE DE PLANIFICATION FORMATION” existe aussi, avec ces items:

    1. OBJECTIFS DE LA FORMATION
    1
    2
    3
    4
    5
    6

    BUT

    DESCRIPTION DE L’ÉTAPE TEMPS REQUIS FIXER LA DATE LIMITE (tableau)

    2. PLANIFICATION FORMATION
    ATTENTES ET BESOINS DES STAGIAIRES

    ADAPTATION DES MODALITES D’ANIMATION / RESSOURCES PEDAGOGIQUES ET OUTILS D’ANIMATION COMPLEMENTAIRES

    PLANS POUR SURMONTER LES OBSTACLES

    3. RÉSULTAT SOUHAITÉ
    DÉFINIR DES MESURES POUR LE SUCCÈS
    DÉCRIRE LE RÉSULTAT DE L’ATTEINTE DE L’OBJECTIF
    Mais en fait, je n’arrive pas à le situer dans la démarche approximativement…
    Pouvez-vous m’éclairer?
    Merci pout TOUT !!!

    Reply
  • France says:

    Merci beaucoup pour ce billet. Excellent blog que je découvre…
    Qu’en est-il lorsque l’on utilise DIGIFORMA, par exemple. Le suivi pédagogique de l’extranet est-il suffisant ?
    Par ailleurs, serait-il possible de recevoir un modèle de fiche de suivi ?
    En vous remerciant.
    Très bonne journée

    Reply
    • Bonjour,

      Concernant la question « Qu’en est-il lorsque l’on utilise DIGIFORMA, par exemple. Le suivi pédagogique de l’extranet est-il suffisant ? » :
      Le fait d’utiliser DIGIFORMA peut vous permettre de prouver que votre organisme respecte les exigences de certains indicateurs.
      Je suppose que vous souhaitez répondre au critère 3, indicateur 10 :
      • si vous avez adapté la formation aux besoins des stagiaires
      • et que dans le DIGIFORMA, vous notez les adaptations de contenu, d’accompagnement et de suivi en cours de formation
      ce sera bon (normalement car l’auditeur peut avoir été mordu par son chien le matin et dans ce cas …)
      Je vous envoie la fiche de suivi par mail …

      Reply
  • Bonjour,

    Afin de respecter les critères de qualité, pourriez vous m’indiquer le délai minimum pour l’envoi des convocations aux participants?

    Je vous remercie par avance pour votre réponse

    Reply
    • Bonjour,

      A ma connaissance, il n’y a pas de délai légal minimum pour l’envoi des convocations aux participants.

      Mais pour obtenir une plus-value de cette opération, plus la convocation est envoyée tôt, plus ce sera facile pour le stagiaire de s’organiser :
      – Garde d’enfants
      – Trajets
      – Choix financier du mode de déplacement
      – Repérage des locaux
      – Restauration, hébergement
      – Préparation de documents, de l’ordinateur
      – Etc

      Toute ces « petites » choses qui feront que le stagiaire sera plus serein en arrivant à la formation.

      Penser à joindre à la convocation :
      – Le programme de la formation (pour qu’il sache à quelle sauce se passera la formtion)
      – Le règlement intérieur (obligation légale)
      Cf page 26 du document ci-joint (difficile à respecter mais il faut au moins essayer)

      N’hésitez pas à nous contacter : si vous le souhaitez, nous pouvons vous proposer un accompagnement pour votre projet.

      Bien cordialement

      Reply
  • Audrey Wa says:

    Bonjour monsieur Michel,
    Merci beaucoup pour vos articles qui sont très éclairants !
    J’ai noté quelques items que vous mentionnez faisant parties de la fiche de suivi mais j’aimerais beaucoup en savoir plus sur ce qu’elle contient, pourriez vous m’envoyer votre modèle ?
    Je me demande également s’il est nécessaire de prévoir une fiche de suivi destinée au stagiaire et une au groupe d’apprenant, et une pour l’organisme ?
    Merci Beaucoup,
    Audrey

    Reply
    • Bonjour,

      Comme demandé, vous trouverez ci-joint un exemple de fiche de suivi et la fiche de compte-rendu.
      En rouge, les items utiles pour les indicateurs de Qualiopi.

      Cette fiche n’est pas du tout obligatoire mais elle est utile si vous n’avez pas de CRM ou de logiciel de gestion des formations.

      Attention : c’est un exemple, elle est surtout adaptée aux formations intra (1 seul client, éventuellement plusieurs stagiaires) et elle n’est pas parfaite !

      N’oubliez-pas : si vous le souhaitez nous pouvons vous accompagner et/ou vous proposer un audit blanc !

      Bien cordialement

      Reply
  • Céline says:

    Bonjour,
    Je vous remercie pour ce blog très précieux dans le cadre d’une préparation de certification. Je suis intriguée par cette fiche de suivi qui me semble essentielle, auriez-vous la possibilité de m’en faire parvenir un modèle ?
    Merci beaucoup !

    Reply
  • Virginie says:

    Bonjour,
    Votre blog est une véritable pépite pour des organismes comme le nôtre qui débute et qui est de petite taille 🙂
    Merci infiniment pour tout le travail accompli qui mérite d’être recommandé. Je dois avouer que ces derniers jours, votre blog fait partie de mes pages préférées.
    Tout comme mes confrères je souhaiterai savoir s’il est encore possible de recevoir cette fiche de suivi, outil indispensable à l’obtention de cette certification..
    Je vous souhaite une belle journée.
    Merci beaucoup

    Reply
  • Damien SENAY says:

    Bonjour,
    J’aimerais recevoir votre modèle de fiche de suivi.
    Merci à vous pour ces belles descriptions.

    Reply
  • QUESSADA says:

    Bonjour,
    Merci pour toutes ces précieuses informations et explications ! ! !
    Auriez vous la gentillesse de me faire parvenir votre exemple de fiche de suivi svp ?

    Merci par avance

    Reply
  • Justine says:

    Bonjour,

    Je vous remercie vivement pour la réalisation des articles, tout est très pertinent et tellement plus facile à comprendre !!
    Je suis en préparation pour l’audit Qualiopi pour mon centre de formation esthétique.
    J’ai vu que vous parliez d’une fiche de suivi, qui a l’air très intéressante. Pourriez-vous me la faire parvenir par mail s’il vous plaît ?
    Je vous remercie et vous souhaite une belle journée !

    Reply
  • Morgane says:

    Bonjour devant mettre en place la certification Qualiopi puis avoir un modèle de fiche de suivi de formation svp ? et bravo pour votre blog il met fort utile mille merci

    Reply
  • Bonjour
    je suis un très petit organisme de formation ; j’ai trouvé plein de réponse à mes questions sur votre site. J’ai une amie qui a été certifiée l’an passé et nous avons découvert au travers de vos explications plein de nouveutés à mettre en place par rapport à son audit. Je serai très intéressée par votre fiche de suivi . Merci beaucoup

    Reply
  • Jade says:

    Bonjour,

    J’ai beaucoup apprécié votre article et il m’aide beaucoup dans mes démarches.
    Est ce que je pourrais également avoir un exemplaire de la fiche de suivi s’il vous plait ?

    Merci !

    Reply
  • myriam says:

    Très appréciable d’avoir ce guide pratique qui sort un peu de l’aspect trop théorique des autres sites
    Je veux bien aussi l’exemple de fiche de suivi
    Merci bcp

    Reply
  • Othman says:

    Bonjour,

    Je vous remercie pour ce blog très instructif et précieux dans notre démarche.

    Est-il possible de recevoir la fiche de suivi?

    Merci par avance et bon courage à tous

    Cordialement

    Reply
  • joelle says:

    Bonjour, merci pour votre partage et d’avoir créé ce blog il est bien conçu et surtout c’est un apport formidable pour la compréhension de ce guide.
    Pouvez vous me faire parvenir une copie de votre fiche de suivi.
    Je vous remercie beaucoup pour votre blog

    Reply
  • Djin says:

    Bonjour, merci pour ce blog et ces articles décryptant les critère et les indicateurs QUALIOPI.
    Je suis également intéressée par le modèle de fiche de suivi de la formation.
    Merci par avance.

    Reply
  • Marianne says:

    Bonjour,
    Tout d’abord, je tiens à vous remercier pour votre blog qui nous aide vraiment à comprendre de mieux en mieux les indicateurs Qualiopi. Ce blog est devenu pour moi une référence un grand merci.
    J’ai deux questions concernant l’indicateur 11:
    1- je me demande si l’organisme de formation est obligé de garder les copies corrigées des évaluations des apprenants en cours de la formation afin de prouver que ces évaluations ont été bien réalisées?
    2- Puisque dans le critère 2, l’OF a déjà préparé le déroulé pédagogique de la session de formation et dans lequel les modalités d’évaluation ainsi que la date prévue pour la réalisation sont évoquées. est-ce que cela suffit pour décrire le processus d’évaluation?
    Cordialement

    Reply
  • Nordine says:

    Bonjour,

    Merci pour tous ces précieux conseil. Mon seul regret est de ne pas avoir découvert ce blog avant. Cette montagne qui me semblait difficilement franchissable, me paraît après vous avoir lu beaucoup plus praticable.

    Je me suis essayé à réaliser une fiche de suivi, mais je suis curieux de voir à quoi peut ressembler une fiche fait par un professionnel du métier. Auriez-vous l’amabilité de m’envoyer cette fameuse fiche de suivi svp ?

    Cordialement,

    Reply
  • Bonjour,

    bravo pour votre blog, très complet et clair.

    Puis-je comme beaucoup de vos lecteurs vous demander ce fameux fichier “fiche de suivi” ? Afin d’avoir une idée pour optimiser nos nombreux fichiers Excel. Merci par avance et encore bravo pour votre travail très sérieux.

    Reply
  • pierre says:

    Bonjour
    Je vous remercie pour votre blog qui est très riche, bien agencé et compréhensible.
    Auriez-vous l’amabilité de m’envoyer cette fameuse fiche de suivi?
    Très cordialement

    Reply
  • BOSSE FLORENT says:

    Bonjour,

    merci pour tous ces renseignements précieux. Je suis dans la rédaction des procédures ou formalisations ou modes opératoires pour Qualiopi. Avez vous la possibilité de me transmettre des modèles en fonction des indicateurs concernés svp ? J’avoue que cela m’aiderait énormément
    merci encore pour tous les éléments précis et pratico pratique

    Reply
  • F.Chauvet says:

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour vos précisions sur les exigences de ce référentiel.

    Serait-il possible d’avoir la fiche de suivi que vous mentionnez ? Merci d’avance

    Reply
  • yazid says:

    Bonjour
    Merci pour ces billets qui me permettent d’aller plus loin que les vidéos YouTube sur le sujet. Je vous serais reconnaissant si vous pouviez m’envoyer la fiche de suivi que tout le monde demande !
    Merci encore.

    Reply
  • Boutela says:

    Bonjour très intéressant votre blog je suis intéressée par la fiche de suivi merci à vous

    Reply
  • Bonjour,
    Je vous remercie pour votre blog très clair et inspirant !
    Je suis très intéressé par votre fiche de suivi et serais ravi de la recevoir ?
    Je vous en remercie par avance !

    Reply
    • Florent Demay says:

      Et avez-vous un logiciel de suivi des formations Qualiopi qui ne soit pas en mode SaaS à me conseiller ?

      Reply
  • Bonjour,

    Votre blog est super, il est très bien rédigé et compréhensible.

    J’aimerais bien pouvoir visualiser un exemple de la fiche de suivi s’il vous plaît !

    Merci.

    Reply
  • Bonjour et merci.
    Merci car vous nous donnez une bouée à laquelle s’accrocher pendant tout le processus qualiopi. Processus lors duquel nous nous sentons souvent bien seul avec nos interrogations et nos doutes.
    Du coup, je ne voudrais pas passer à côté de cette fiche de suivi qui semble répondre à plusieurs de ces interrogations. Pourriez vous me l’envoyer?
    Merci et bravo pour tout ce travail!

    Reply
  • Bonjour, merci beaucoup pour toutes ses informations claires et précises, pourrais-je recevoir également la fiche de suivi ? Merci d’avance

    Reply
  • Bonjour,

    Petit centre de formation, merci pour votre excellente analyse et synthèse. Une grande aide pour pointer les preuves à fournir pour les indicateurs avant l’audit.
    Je suis intéressée par la copie de la fiche de suivi également.
    Et encore merci et bravo pour votre générosité.
    Excellente journée, très cordialement,

    Reply
  • Amira says:

    Bonjour,
    Merci pour toutes ces informations
    Je serais très intéressée de recevoir une copie de votre fiche de suivi.
    MERCI

    Reply
  • Catherine says:

    Bonjour
    Je vous remercie pour votre blog qui m’aide vraiment à mieux comprendre les critères de Qualiopi et le façon d’aborder les différents indicateurs. Je serais très intéressée de recevoir une copie de votre fiche de suivi.
    Bien cordialement.

    Reply
  • Bonjour,
    Merci de rendre accessible au plus grand nombre tous ces éclaircissements tellement utiles parfaitement clairs et intelligibles.
    Après lecture de plusieurs commentaires, j’ose aussi vous demander s’il serait possible de bénéficier d’un exemplaire de cette fameuse fiche de suivi ?
    Je vous remercie par avance.

    Reply
  • Bonjour,
    Nouvel organisme de formation je me lance aussi dans la certification Qualiopi et votre blog est pour moi un super fil conducteur pour me guider dans cette démarche.
    Bravo pour le travail accompli.
    Comme beaucoup, je serais preneur de la fiche de suivi.
    Merci beaucoup
    Cordialement

    Reply
  • Corinne says:

    Merci et bravo pour tout le travail que vous avez réalisé en publiant ce blog. Une aide vraiment précieuse. Pouvez-vous également m’envoyer cette fameuse fiche de suivi ? En vous remerciant vraiment.

    Reply
  • Céline says:

    Bonjour,
    Je vous remercie pour votre blog qui permet une meilleure compréhension des critères Qualiopi. Je suis en train de préparer l’audit Qualiopi et je serais également intéressé pour recevoir un exemple de fiche de suivi.
    Merci d’avance.

    Reply
  • Azurlog says:

    Bonjour,
    Merci pour toutes ces précieuses informations.
    Petit organisme de formation, je termine de préparer la certification et serais très intéressée par l’envoi de votre fiche de suivi.
    Bien cordialement.

    Reply
  • madi says:

    Bonjour,
    Je prépare aussi Qualiopi et je vous remerci beaucoup pour toutes vos informations.
    Est-ce que je peux avoir la fiche de suivi?

    cordialement

    Reply
  • Bonsoir. Je suis épaté par vos billets si clairs et si précieux. A vrai dire, je passe mon audit lundi prochain (suite à un conseil, je me suis retrouvé à n’avoir en tout et pour tout que 2 semaines entre la date du contrat et la date de l’audit) ! Quand j’ai lu votre introduction, je me suis vraiment vu face au Mont Blanc sans équipement.

    L’examen des premiers paragraphes et schémas m’ont fait percevoir, telle Helen Keller, un monde différent du mien, bien plus complexe et moins confortable néanmoins. Je n’ai pas trouvé de document, d’article ou de site Internet qui ait eu le même impact, et ce gratuitement. Merci de partager cette connaissance et de prendre à cœur de l’expliquer de la façon la plus limpide possible. Organisme de formation indépendant, j’aime former et mes stagiaires apprécient énormément mes formations sur-mesure. Voir la certification Qualiopi comme quelque chose qui leur bénéficiera plutôt que comme une démarche administrative et légale est devenu depuis quelques jours (depuis que je vous lis) quelque chose de vraiment stimulant (je n’avais pas perçu cela lorsque j’avais fait DataDock). Je sais qu’en si peu de temps je ne pourrait tout accomplir, donc je me vais déjà me focaliser sur la compréhension de Qualiopi (je pense que j’en suis à la moitié) et m’atteler ensuite à éviter tout critères de non conformité majeure.

    J’ai vu que vous abordiez la Fiche de suivi comme un fil conducteur, un dossier qui suit la formation du début à la fin et trouve cela très intéressant. J’avoue ne pas avoir trouvé cette suggestion ailleurs que sur votre site. Vous serait-il possible de m’envoyer un modèle ou une capture d’écran afin que je puisse voir comment l’adapter à mon organisme de formation ? Que vous me l’envoyez ou non, je vous exprime de nouveau mes plus sincères sentiments de gratitude !

    Merci aussi à tous ceux qui enrichissent ces articles de leurs commentaires !

    Cordialement.

    Reply
  • Corinne says:

    Merci pour la qualité de votre blog et des éléments que vous partagez.
    Je serai également intéressée par votre fiche de suivi.
    Merci d’avance si cela est possible pour vous de me l’adresser.

    Reply
  • Emma says:

    Cher Monsieur
    Un grand merci,
    Je suis nouvelle entrante ,car je prépare l’audit avant de commencer reéllement –
    J’ai 3 actions de formations ,l’auditeur demandera t’il les 3 et vérifier le déroulé pour les 3 ?

    Quant à votre blog,C’est un outil très confortable à lire et a comprendre pour préparer l’audit ,
    Je suis également intéressée par votre fameuse « fiche de suivi « 

    A très bientôt
    Merci

    Reply
  • Bonjour,
    Merci infiniment pour ces billets à la fois riches et précis qui traduisent en véritables actions les éléments de preuve demandés, par toujours explicites.
    J’ai réalisé un parcours sur Excel reprenant les étapes de la formation (si cela peut intéresser certains je pourrais vous l’adresser).
    Je suis très intéressé par la FICHE DE SUIVI que vous évoquez, craignant comme d’autres l’ont évoqué ici d’oublier des éléments essentiels et évidents.
    Merci d’avance si cela est possible pour vous de me l’adresser.

    Reply
    • Corinne says:

      Bonjour

      Je serai intéressée par le parcours excel que vous mentionné.
      Pouvez vous me l’adresser ?
      Merci d’avance

      Reply
    • Bonjour,

      Je suis intéressé par votre parcours Excel, et serais ravi si vous me l’adressiez par mail.
      Je vous en remercie par avance,

      Florent Demay

      Reply
    • DUMONT P says:

      Bonjour,

      Vous serait-il possible de partager votre fichier Excel, je pensais moi aussi utiliser cet outil. En échange, je vous enverrai le mien 🙂

      Reply
  • Stéphane C. says:

    Bonjour,
    Merci beaucoup pour cette présentation claire et précise.
    Je prépare un audit Qualiopi et je suis preneur de tout document qui me permette de répondre aux différents critères de Qualiopi. Je serai donc ravi de pouvoir recevoir la fiche de suivi que vous évoquez.
    Bon courage à vous et encore merci pour votre aide!

    Reply
  • CHEN says:

    Bonjour,

    Je trouve votre blog très intéressant et instructif qui permet aux organismes de formation de mieux préparer son action de formation et de se faire auditer par l’auditeur de Qualiopi.

    Pourriez-vous me envoyer votre fichier de suivi de formation par email qui me paraît très important pour une action de formation réussite.
    Merci encore de votre aide !

    Reply
  • CHEN says:

    Bonjour,

    Je trouve votre blog très intéressant et instructif qui permet aux organismes de formation de mieux préparer son action de formation et de se faire auditer par l’auditeur de Qualiopi.

    Pourriez-vous me envoyer votre fichier de suivi de formation qui me paraît très important pour une action de formation réussite.
    Merci encore de votre aide !

    Reply
  • Marie says:

    Bonjour,
    Je vous remercie également pour la qualité des explications que vous délivrez.
    J’ai mon audi qualiopi dans tres pue de temps, est il possible de m’envoyer un mail avecla fiche de suivi dont vous parlez tout au long de votre blog.

    Merci par avance !

    Reply
  • Marie-Louise RUSSO-DELATTRE says:

    Bonjour Monsieur Michel,
    Tout d’abord un grand merci, un infini merci pour votre lecture et décorticage du RNQ ! J’ai déjà effectué deux formations pour m’accompagner dans la préparation de l’audit mais j’ai encore appris des choses chez vous. D’autant que c’est ultra clair, précis et écrit avec des mots compréhensibles (et non alambiqués… 😉
    J’aime particulièrement votre fil rouge, votre fil conducteur qu’est la fiche de suivi qui n’existe pas dans sa version entière dans les deux formations que j’ai effectuées.
    Aussi, vous serait-il possible, s’il vous plaît, de m’adresser cette fameuse fiche qui semble être LA référence en la matière et le document indispensable que tout le monde s’arrache… 😉
    Je vous en remercie grandement
    Et vous souhaite un beau week-end !
    Chaleureusement.
    PS : mon audit est prévu le 17 décembre…

    Reply
  • Stéphane says:

    Bonjour,

    Wow, quel travail précis, compréhensible et exhaustif ! Merci infiniment pour ces partages riches et de grande qualité.
    J’aimerais vraiment pouvoir recevoir la fiche de suivi dont vous faites référence.
    Merci d’avance,
    Bien cordialement.

    Reply
  • Marie says:

    Bonjour,
    Merci énormément pour tous vos billets très bien construits et qui permettent vraiment d’y voir plus clair. C’est un sujet laborieux dans lequel nous nous lançons et il n’est pas toujours simple de faire la connexion entre tous les points et de comprendre ce qui doit être clairement spécifié.
    J’ai à ce jour construire une fiche de suivi pédagogique (pour le bénéficiaire : suivi besoins / attentes / quizz de positionnement en amont etc) + une fiche de suivi de prestation reprenant en résumé le recap des bénéficiaires + les envois effectués (devis, convention ect). Je serai intéressée par votre fiche suivi si cela ne vous dérange pas ? Cela me permettrait de faire un comparatif
    Je vous remercie par avance et retourne à toutes mes créations de supports !
    Bonne journée à vous

    Reply
  • jean jacques peres says:

    merci pour toutes ces informations qui nous aident a mettre en route qualiopi
    j’aimerais avoir un modèle de fiche de suivi pour bien voir et comprendre ce qu’elle doit comporter .Par avance merci

    Reply
    • Mylene says:

      Bonjour,
      Votre site est une mine d’or, les articles sont bien structurés et faciles à comprendre. Est ce que vous pouvez svp me partage la fiche suivi formation, j aimerai bien la comparer avec la mienne. Bien cordialement

      Reply
  • Jimmy says:

    Bonjour,

    Tout d’abord merci pour tout le travail fourni. Pour ne rien vous cacher, je me suis inscrit à une formation afin d’être accompagné. Donc il y a des vidéos explicatives ainsi que des fichiers pré-établis, par contre aucun signe d’une fiche de suivie….
    Est-elle obligatoire ?
    Pourriez-vous me la transmettre même si tel n’est pas le cas svp ?

    Merci d’avance pour votre retour.

    Reply
  • Marianne says:

    Bonjour,
    Merci pour ce blog. Très instructif et bien ciblé.
    Je suis également intéressée par la fiche de suivi s’il vous plaît.
    Merci

    Reply
  • Andréina LAURENT says:

    Bonjour,

    Nous préparons également la certification Qualiopi.
    Pourriez-vous me faire parvenir votre exemple de fiche de suivi dont vous faites référence ? J’en profite pour vous remercier pour la qualité de votre blog, vos informations et commentaires très constructifs. Grand Merci !
    Bien cordialement.

    Reply
  • Bernard says:

    bonjour et merci pour toutes ces infos très interessante.
    pourais-je recevoir aussi une copie de la fiche de suivi?Merci d’avance

    Reply
  • Merci pour toutes vos infos qui sont très claires. Pourriez-vous m’envoyer votre fiche de suivi s’il vous plaît. Merci !

    Reply
  • Marie says:

    Bonjour,
    Je vous remercie infiniment pur toutes les informations et les explications qui m’ont aidées pour comprendre les indicateurs Qualiopi.
    J’ai une petite question, est ce que c’est obligatoire d’écrire un document qui montre comment l’organisme coordonne avec l’entreprise ou bien les échanges par mails suffisent comme preuv?
    Je suis également très intéressée par la fiche de suivi si vous pouvez me la transmettre.

    Reply
    • Bonjour et merci pour votre commentaire.
      Pour la coordination, il est préférable d’avoir une zone de saisie dans la fiche de suivi par exemple où vous noterez les résultats importants de la coordination.
      Par exemple :
      15/10/21 : accord avec client pour mise à disposition salle formation + 2 postes de travail + vidéoprojecteur dans leurs locaux

      L’objectif est de ne pas avoir à consulter l’historique des mails pour retrouver les informations importantes …

      Reply
  • LEOMANT says:

    Bonjour,
    Tout d’abord un grand merci pour toutes les informations précieuses et explications claires. En tant que très petite structure c’est une aide bienvenue !
    Je suis également intéressée par la fiche de suivi. Pouvez-vous me la faire parvenir?
    Merci par avance

    Reply
  • DODARD says:

    Bonjour
    enfin des informations claires et réalistes. Je vois cette certification comme un reflet de notre organisation, pour nous, nous serons peut être déçus, mais cela est surtout l’opportunité d’améliorer nos pratiques….
    Merci à vous si vous pouvez me transmettre cette fiche de suivi que vous évoquez régulièrement
    Cordialement

    Reply
  • HIRSCH says:

    Bonjour,

    Je suis particulièrement intéressée par la fiche de suivi des dossiers (pour ma part bilans de compétences), que j’aimerais adapter aux prestations que je mène.

    Avez-vous la possibilité de me transmettre un exemplaire?

    Je vous remercie d’avance de votre retour et pour vos articles qui m’ont aidés à entrer de façon intéressante dans le travail de préparation de la certification Qualiopi.

    Bien cordialement

    Reply
  • Bonjour
    Je vous remercie avec un grand “SUPER” pour vos information
    Pouvez-vous me faire parvenir si possible un exemplaire de fiche de suivi.
    Merci d’avance

    Reply
  • Gomes says:

    Bonjour,

    Sincèrement merci pour toutes ces informations et précisions disponibles sur votre blog qui sont une véritable aide pour notre préparation Qualiopi.

    Puis-je vous demander à mon tour la fiche de suivi svp par mail?

    Je vous remercie par avance de votre attention.

    Très bonne continuation

    Reply
  • Claire says:

    Bonjour,
    Un grand MERCI pour ce blog qui donne enfin des informations intelligibles et des ressources pratiques à la portée des petites structures !!! Nous sommes un petit OF et avons commencé intuitivement à construire nos propres outils pour répondre aux différents indicateurs. A la lecture de votre blog, je me rend compte qu’il y a bien des choses auxquelles nous n’avons pas pensé. Je suis donc intéressée par votre fiche de suivi qui nous permettrait d’avoir une bonne base de travail. Encore merci et bravo pour votre initiative !

    Reply
  • T-CF says:

    Bonjour et merci pour toutes ces informations précieuses. Je serais très intéressée par la fiche de suivi que vous décrivez, pourriez-vous me la transmettre par mail également ?

    Je vous remercie !

    Bonne journée

    Reply
  • DIDIER FABIENNE says:

    Bonjour,
    Je prépare également Qualiopi et je tiens à vous remercier également pour la qualité de votre blog, vos informations et commentaires très constructifs.
    Pourriez-vous me faire parvenir votre exemple de fiche de suivi dont vous faites référence ? Merci pour toute votre aide !
    Bien cordialement.

    Reply
  • Fiona says:

    Bonjour,
    Pour des formations uniquement en intra, sur 3 jours et sans pré-requis, est-ce que selon vous il faut administrer des évaluations d’entrée et de sortie pour observer la progression du stagiaire ou est-ce que seulement une évaluation de sortie est suffisante pour évaluer l’atteinte des objectifs ?
    Je vous remercie pour votre aide.

    Reply
    • Bonjour, le positionnement à l’entrée en formation est explicitement demandé dans l’indicateur 8.
      Il permet de s’assurer que le stagiaire vérifie bien les prérequis mais aussi que la formation lui sera profitable.
      Il participe donc à la la satisfaction des besoins du client.
      Personnellement, je recommande de faire ce positionnement le plus tôt possible. Si possible, avant même le devis !

      Reply
  • Magali says:

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour toutes ces précieuses informations.

    Je me sens moins seule face à QUALIOPI. Pas facile de s’y retrouver quand on est une toute petite structure… Votre blog est d’une grande aide et me rassure un petit peu !

    Est-il possible d’avoir un exemple de fiche de suivi ?

    Vous en remerciant par avance,

    Bien cordialement,

    Reply
  • Bonjour,
    Je vous remercie grandement pour ce blog très bien construit et qui nous aide énormément dans notre préparation pour Qualiopi !!
    Je serais aussi intéressée pour avoir un exemple de fiche de suivi pour être certaine de ne rien oublier si cela est possible.
    En vous remerciant par avance,
    Julie

    Reply
  • Isabelle says:

    Bonjour, merci pour les informations communiquées sur ce blog, que je consulte régulièrement pour ma certification Qualiopi. Je souhaiterais également recevoir la fiche de suivi par e-mail.

    Reply
  • Bonjour,
    Je continue à progresser sur mon dossier pour l’audit grâce à votre super blog (je transpire pas mal comme même).
    J’ai plus ou moins une idée des évaluations que j’ai à faire à intervalle régulières, fin de stage, etc. (indicateur 11).
    En revanche, le Français n’étant pas ma langue maternelle j’ai du mal à rédiger le document qui décrit le processus. Auriez-vous un petit modèle que vous pourriez m’envoyer et que je pourrais modifier selon mon cas particulier s’il vous plait ?
    En vous remerciant d’avance

    Reply
    • Bonjour ! Lorsque vous préparez une formation (critère 2), vous définissez les objectifs et les séquences qui conduisent à l’atteinte de ces objectifs.
      Vous devez à ce moment là vous poser la question “comment le formateur évaluera-t-il l’atteinte de cet objectif ?” et préparer soit un exercice de synthèse évalué par le formateur, soit un QCM ou autre outil d’évaluation.
      Lors de la réalisation de la formation (critère 3), ces outils seront utilisés par le formateur.
      Imaginez que vous confiez la réalisation de la formation à un formateur externe : vous devez créer un document (succinct) lui indiquant quant et si nécessaire comment utiliser ces outils et comment vous remonter le résultat de ces évaluations.
      L’auditeur regardera si ce document existe et si la procédure a été respectée.

      Reply
  • Bonjour,
    Merci pour ce magnifique blog que je trouve super utile en tant que aventurière préparant ma certification moi même.
    J’avais juste une petite question toute bête : si mon Organisme de formation ne fait pas des formations en alternance, est-ce que cela veut dire que je ne suis pas concernée par l’indicateur 13 ?
    Merci de votre réponse et encore bravo pour cet outil.
    Cordialement,
    Bel

    Reply
    • Bonjour et merci pour votre commentaire !
      Effectivement, si vous ne délivrez pas de formation en alternance, l’indicateur 13 est “non applicable”.
      L’auditeur passera cet indicateur sans vous interroger.

      Reply
  • Bonjour,
    Merci pour ce blog qui me permet d’avancer dans ce dédale qu’est Qualiopi et toutes les infos sur le net !!
    Votre manière d’expliquer est très compréhensible et je peux avancer un peu plus vite dans la démarche
    Pourriez-vous me faire parvenir votre exemple de fiche de suivi ?
    Vous remerciant par avance

    Reply
  • QUILLET says:

    Bonjour,
    Je vous remercie pour votre blog très complet et surtout très utile.
    Pourriez-vous vous m’adresser votre fiche?
    Merci pour votre aide.

    Reply
  • Bonjour, je vous remercie à mon tour pour toutes vos précieuses notes et explications !
    On se sent ainsi un peu moins seul et perdu quand on travaille en indépendant…
    Je serais également très intéressée par votre fiche de suivi, s’il vous est possible de m’en envoyer une copie ?
    Merci pour toute votre aide !

    Reply
  • Merci de votre réponse. Pouvez-vous quand même m’adresser votre fiche de suivi. Elle me permettra de pointer que je n’ai rien oublié, car nous sommes un jeune OF et de petite taille encore… !
    Merci

    Reply
  • Bonjour,

    Merci beaucoup pour votre blog qui est très bien construit et un précieux allié pour répondre au référentiel Qualiopi.
    Je serai également intéressée par la fiche de suivi à laquelle vous faites très souvent référence… J’ai également une question. Est-ce que si nous disposons d’un CRM qui trace l’historique avec un client, les échanges de mails, les notes concernant son positionnement, le stockage des données qui sont liée au stagiaire (type convention, devis, factures), cela peut se substituer à une fiche de suivi? Car la démarche me semble très lourde et venir en plus… Alors que nous avons me semble t-il tous les éléments mais stockés numériquement dans des outils différents (Google form pour du positionnement, un CRM pour la gestion de la relation client, une plateforme de formation professionnelle avec tout le parcours de l’apprenant et les actions correctives pour l’équipe pédagogique par modules, etc). Merci !

    Reply
    • Bonjour et merci pour votre commentaire !
      La fiche de suivi papier est surtout utilisée par les OF de taille modeste n’ayant que quelques actions par an.
      Dès que possible, il faut passer à une version informatisée.
      Un CRM ou un ensemble d’outils numériques peuvent donc très bien faire office de fiche de suivi.
      Vous devez simplement vous assurer qu’ils vous permettent de conserver les informations de traçabilité demandées dans le RNQ.
      Autrement, dit pour chaque indicateur concerné, vous devez être capable dire à l’auditeur : l’information est dans telle zone de saisie du CRM ou de tel autre outil.
      Si cette zone de saisie n’existe pas, créez un document annexe ou modifiez l’un des outils numériques.
      Exemple, indicateur 4 : l’analyse du besoin. Posez-vous la question : Dans quelle zone de saisie de quel outil est enregistrée une synthèse de cette analyse ? Voila l’information qui intéressera l’auditeur et il vérifiera si ‘l’information est bien présente pour les dossiers échantillonnés.
      Bon courage !

      Reply
  • Blandine Jouni says:

    Bonjour,

    Un merci infini pour la qualité de votre blog et de son contenu qui nous permet d'”enfin” comprendre le référentiel qualité et ses attendus. Je serais ravie de pouvoir recevoir la fiche de suivi dont vous faites référence.

    Reply
  • Bonjour,
    Je prépare aussi Qualiopi et merci beaucoup pour toutes vos informations. Je trouve vos billets très intéressant.
    Est-il possible d’avoir un exemple de fiche de suivi ? J’ai fait un document check list qui me permet toutes les étapes des documents que je fois remplir et envoyer… est ce la même chose ?
    Merci encore

    Reply
  • Hector says:

    Bonjour,
    Je vous remercie tout d’abord pour cette suite de billets très intéressants pour quiconque, comme moi, se lance dans une démarche Qualiopi.
    Aussi, j’aurais une question : pourriez-vous me donner quelques exemples d’autres items pouvant figurer dans la fiche de suivi ? A part l’adaptation des prestations et l’évaluation des acquis, j’ai du mal à cerner précisément le contenu de cette fiche.
    Je vous remercie vivement par avance pour votre réponse.

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    • Bonjour,
      la fiche de suivi permet de suivre le dossier d’une formation de bout en bout.
      Elle commence par la date de contact et les données du contact et se termine par la date d’archivage.
      Entre temps, on enregistre tout ce qui concerne ce dossier : date d’envoi du devis, de la convention, des convocations, … , positionnement des stagiaires, présence des moyens, adaptations réalisées pendant la formation, coordination entre les acteurs, etc.
      Elle permet de savoir où on en est, de remonter le temps et si nécessaire d’analyser ce qu’il s’est passé.
      Je vous envoi un exemple sur votre adresse mail. Elle doit être adaptée à l’organisation et aux méthodes de travail de l’organisme.
      Bonne journée !

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    • Anthony says:

      Bonjour,
      D’après ce que je comprends, la fiche de suivi est le document servant de fil conducteur à toute la formation. Il doit synthétiser une grande partie des informations demandées dans les autres indicateurs. Du coup, si cela ne vous dérange pas, je serais également intéressé pour avoir un exemple de fiche de suivi car cela semble être un document majeur de la certification.
      Merci.

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  • Merci et bravo pour ce billet. Je vais lire les deux premiers dès que possible.
    Je me permets de vous proposer deux remarques complémentaires.

    – Ce critère 3 est la suite logique immédiate de l’indicateur 8, qui termine le critère 2 : pour pouvoir adapter la formation aux stagiaires d’une nouvelle session, le formateur doit connaître leur positionnement par rapport aux contenus qui vont être abordés en cours de formation. D’une session à l’autre, le déroulé-indicateur 9-, le suivi -indicateur 10-, et même la validation des acquisitions-indicateur 11- pourront être différents. Les adaptations en cours de formation selon les aléas et les difficultés sont en effet importantes, mais relèvent plus du recensement et de l’analyse après la formation, comme vous l’indiquez, aux indicateurs 31 et/ou 32, que de la préparation. Le formateur est l’acteur principal de l’indicateur 8. Il peut évaluer lui-même ce positionnement des stagiaires, avant ou en début de formation. Cette évaluation peut aussi avoir été faite par le support commercial ou administratif lors de l’analyse des besoins à l’indicateur 4. Les échanges entre les supports commerciaux, administratifs, et pédagogiques, constitueront alors un bon élément de preuve de coordination au sein de l’équipe (indicateur 18, critère 4).

    – Pour l’indicateur 12, il s’agit en effet de prévention des abandons, plus que de traitement administratif, comme cela est parfois demandé dans les audits par quelques auditeurs un peu trop centrés sur les procédures. Vous évoquez bien la prévention en cours de formation. Cependant, cette prévention commence bien avant, dès le critère 2 avec l’indicateur 4. L’ absence ou la faiblesse de l’analyse des besoins, principalement ceux des bénéficiaires, constitue un facteur important de risque d’abandons. C’est assez insupportable de voir arriver des stagiaires inadaptés à la formation, ou pire, qui ont été prévenus la veille, ignorent pourquoi ils sont là, et n’ont aucune idée des sujets qui vont être traités.

    Le référentiel national qualité est un système. De management de la qualité. Pour comprendre, maîtriser et bien faire tourner ce système, il faut mettre les indicateurs en lien les uns avec les autres, les faire “parler” entre eux. C’est cela qui rend ce dispositif utile, et passionnant, car il implique la mobilisation de toutes les fonctions et supports , même lorsque l’on est seul pour tout assumer.

    Bonne journée et bon week-end.

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    • Merci pour votre commentaire si constructif.
      La mise en relation des indicateurs entre eux est en effet très importante et il faudra que j’en tienne un peu plus compte.
      Par ailleurs, tout à fait d’accord avec vous : la prévention des abandons commence dès l’analyse des besoins.
      Sans même parler de Qualiopi, j’ai ainsi conseillé à un organisme assurant des formations internes plus un peu d’externe d’intégrer le taux d’absence dans son suivi : trop de chefs de services inscrivaient leurs collaborateurs puis prétextaient des contraintes de service pour justifier leurs absences …
      Sans chiffres, difficile de parler d’un problème à la direction !

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    • hervieux says:

      Bonjour,
      Auditée le 14 décembre, je serais également intéressée pour recevoir la fiche de suivi. J’avoue que je suis un peu perdue
      Vous en remerciant par avance,

      Reply

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