Après les articles concernant les Critères 1 à 4 du Référentiel National Qualité (RNQ), voici maintenant quelques commentaires concernant les indicateurs 21 et 22 du critère 5.

Destiné aux aventuriers qui préparent eux-mêmes leur organisme pour la certification Qualiopi, ce texte ne concerne que l’activité Actions de formation des organismes de formation de taille modeste.

Comme d’habitude :

Si vous connaissez peu les exigences de Qualiopi, munissez-vous du Guide de lecture du RNQ pour une lecture conjointe.

Avant de lire ce billet, il faudrait aussi avoir lu au préalable

• le billet concernant Qualiopi et les processus
• le billet concernant le critère 1 du RNQ
• le billet concernant le critère 2 du RNQ
• le billet concernant le critère 3 du RNQ
• le billet concernant le critère 4 du RNQ

Rappel : le RNQ ne donne pas de titres aux critères et exigences. Pour vous faciliter la lecture, la compréhension et la mémorisation du RNQ, nous avons attribué des titres qui nous semblent pertinents.

Notes concernant la sous-traitance : Lorsque des organismes interviennent tout le temps en sous-traitance, certains indicateurs du RNQ ne sont pas audités.

Nous distinguerons donc :

• les “100% sous-traitants” qui ne travaillent qu’en tant que sous-traitant (pour leurs activités de formation)
• et les “sous-traitants partiels” qui travaillent parfois en tant que sous-traitant mais vendent aussi parfois directement leurs prestations (pour leurs activités de formation)
• dans les 2 cas, on ne considère que l’activité de formation : action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage… (on peut être “100% sous-traitant” pour la formation et vendre à coté des prestations de service, etc)

Pour chaque indicateur, nous préciserons ce qui se passe pour la sous-traitance. Vous trouverez à chaque fois plus d’information dans la V9 du Guide de lecture du RNQ.

La gestion des compétences des acteurs participants aux prestations

Le critère 5 du RNQ concerne un des deux processus support sous-jacents à Qualiopi, le premier étant la gestion des moyens humains et techniques que l’on a vu lors du critère 4.

Il regroupe 2 indicateurs portant les numéros 21 et 22. Il est donc court mais dense !

Critère 5- Indicateur 21 : Évaluation des compétences des intervenants

La réalisation de la prestation consacre tout le travail réalisé en amont pour vendre et préparer la formation.

Il est donc nécessaire de s’assurer au préalable que le ou les intervenants ont bien les compétences métier ET pédagogiques nécessaires … que ces intervenants soient salariés de l’OF ou sous-traitants !

Critère 5- Indicateur 22 : Développement des compétences des salariés

L’indicateur 21 est une exigence que connaissent déjà les entreprises ayant obligation de mettre en place une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).

Ici, l’exigence ne concerne que les compétences des salariés participant à l’activité de formation et il n’est pas fait mention de délai.

Nous allons maintenant détailler le critère et ses indicateurs.

Critère 5 : Gestion des compétences

Voici l’énoncé du critère 5 :

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Ce critère concerne l’évaluation des compétences des intervenants internes et externes et le développement des compétences des salariés (y compris administratifs).

Indicateur 21 : Évaluation des compétences des intervenants

Voici l’énoncé de l’indicateur 21 du critère 5 :

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : pas d’allègement

OF avec Label CNEFOP : non audité

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : prenons les choses dans l’ordre.

Le critère 2 concerne la conception et la préparation des formations. A l’indicateur 6, une personne ou une équipe conçoit la formation et prépare les outils pédagogiques (supports, évaluations, etc).

C’est à cette étape que les compétences métier ET pédagogiques de l’intervenant nécessaires sont précisées.

Par exemple : “formateur Excel, 5 ans d’expérience de formateur, certifié MOS Excel et expérience de développeur VBA de 2 ans”.

L’indicateur 21 demande simplement que l’on s’assure que l’intervenant a bien les compétences demandées avant de le mettre en face à face avec un apprenant.

Attention : l’OF doit aussi s’assurer des compétences des prestataires externes.

Plus-value : La plus-value de cet indicateur est évidente : ne pas mettre par inadvertance ou manque de temps en face d’un apprenant, un intervenant qui n’est pas à la hauteur.

Que d’insatisfaction évitée pour l’apprenant et son employeur !

Que de désagréments évités pour l’OF lorsqu’il faudrait expliquer pourquoi l’intervenant n’était pas à la hauteur !

Ce qui intéresse l’auditeur : l’auditeur voudra s’assurer que les compétences requises ont bien été étudiées préalablement à la réalisation.

Il s’assurera ensuite que les compétences de l’intervenant sont bien vérifiées par rapport à ces exigences (avant la V8, le mot utilisé était “évaluées”).

Comment préparer cet indicateur :

Pour chaque formation, le plus simple est de décrire dans un document les compétences du formateur exigées, ce qui sous-entend qu’elles ont été déterminées.

Cette description peut être très succincte et le document peut être la fiche de suivi de la formation. Souvent, cette description alimente la paragraphe “Intervenant” du programme de fla formation.

Vient ensuite le problème de l’évaluation des compétences de l’intervenant ou plus exactement de leur vérification (V8), qu’il soit interne ou externe à l’OF.

Un intervenant, qu’il soit interne ou externe, doit être évalué sous 2 angles : les compétences pédagogiques d’une part, les compétences métier d’autre part.

Pour les compétences pédagogiques nécessaires, on peut exiger que la personne ait suivi une formation de formateur.

On peut aussi se référer aux référentiels et aux méthodes des formations de formateur et choisir une méthode d’évaluation.

Par exemple, l’analyse des CV des intervenants et les entretiens réalisés peuvent s’appuyer sur les compétences listées dans le document de l’Observatoire des Métiers et des Qualifications pour le métier de formateur.

Pour les compétences métier, on peut s’appuyer sur le CV de la personne et organiser un entretien d’évaluation avec un autre intervenant.

Bien sûr, il faudra rédiger une synthèse des 2 évaluations (par exemple dans un document conservé avec le CV) pour pouvoir revenir sur cet historique en cas de problème.

Lors de la préparation d’une formation, il faudra s’assurer que le formateur choisi a bien les compétences requises (précisées par exemple dans la fiche de suivi comme vu plus haut).

Pour les OF de taille modeste, cette gestion et ce suivi se résumeront souvent à un tableau décrivant les besoins en formation relevés quand ils apparaissent et les formations et auto-formations, suivies dans l’année.

Intervenant	Compétence péda et métier	Moyen/Evaluation	Date évaluation
Dupont Jean	Management d’équipe commerciale	CV + entretien => 12 ans d’expérience métier	30/04/2023
Durand Marie	Compléter une matrice SWOT	Autoformation	30/05/2023
Dupont Jean	Animer une formation en visioconférence	Formation CEPSS 3j	15/05/2023

Pour les intervenants externe, ne pas oublier de leur demander annuellement quelles compétences ils ont acquis et ajoutez-les au tableau.

Indicateur 22 : Développement des compétences des salariés

Voici l’énoncé de l’indicateur 22 du critère 5 :

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Non-conformité : majeure même si non-respect partiel

Nouvel entrant : cet indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance

OF avec Label CNEFOP : pas d’allègement

100% sous-traitant : pas d’allégement

A comprendre : l’OF doit faire évoluer les compétences de ses salariés pour qu’ils assurent au mieux leurs participations à la préparation, la réalisation et le suivi des prestations

Il engage à voir la prestation dans son entier, depuis sa commercialisation jusqu’à son évaluation finale. Chaque participant doit être compétent pour la tâche qui lui est confiée.

Plus-value : Les apprenants et leurs employeurs seront d’autant plus satisfaits que les personnes qui préparent et/ou encadrent la formation sont compétentes.

Ce qui intéresse l’auditeur : L’auditeur souhaitera s’assurer qu’il existe une réelle gestion des compétences des salariés intervenant dans l’organisation des prestations ou leur réalisation.

Comment préparer cet indicateur : Il faut se poser la question : comment puis-je gérer et suivre simplement, au quotidien, l’évolution des compétences des salariés et des dirigeants de l’OF ?

Pour les OF de taille modeste, cette gestion et ce suivi se résumeront souvent à un tableau décrivant les besoins en formation relevés quand ils apparaissent et les formations et auto-formations, suivies dans l’année.

Salarié ou dirigeant	Compétence recherchée/acquise	Moyen utilisé	Date acquisition
Dupont Jean	Gérer une entreprise lors d’une crise sanitaire majeure	Formation CCI 2j	30/04/2023
Durand Marie	Préparer le certificat de réalisation à l’issue de la formation	Autoformation	30/05/2023

Les compétences acquises seront aussi ajoutées dans le tableau au fil de l’eau.

Et maintenant

Rappelons que ces explications sont destinées aux organismes de formation de taille modeste et ne concernent que l’activité “Actions de formation”.

Il faut toujours se poser la question de la plus-value pour l’apprenant, son employeur mais aussi pour l’OF. Une fois la plus-value déterminée, il faut aller la chercher !

Privilégiez des solutions simples qui deviendront facilement et naturellement votre quotidien.

• Il est assez facile de gérer une non-conformité pour cause de solution trop simple.
• Mais il est parfois difficile d’alléger une procédure trop lourde déjà mise en place et utilisée !

Concevez vos outils de suivi sans trop penser à l’audit et à l’auditeur. Lorsque le fruit est mûr, il tombe directement dans la main tendue !

Dans notre prochain billet, nous nous intéresserons au critère 6.

Ce critère est le premier des 2 critères des processus de management. Il concerne les modifications imposées à l’OF par son environnement professionnel.

N’hésitez pas à commenter : ce texte manque peut-être de précision, je suis peut-être passé à côté de quelque chose. Et si vous le trouvez utile, faites passer !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.