Avant tout : je suis sûr que vous le savez mais au 1er avril 2021, les DIRECCTE fusionnent avec les DRCS pour former les Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Plus d’infos

C’est un peu étonnant mais de nombreux OF qui contactent UCert pour un accompagnement Qualiopi négligent ou ne connaissent pas les obligations légales des OF.

Cela s’explique très bien : les personnes changent de poste, quittent l’OF, des alternants sont embauchés, des formateurs basculent vers l’administratif, etc. Petit à petit les informations se perdent dans la stratosphère.

Il y a aussi les sociétés qui créent un OF pour une activité partielle sans y mettre de ressources et les nouveaux arrivants qui sont un peu perdus.

Pourtant, si on veut respecter les exigences de Qualiopi, il faut construire sur des bases solides !

Nous allons donc repasser ces obligations en revue et vous fournir des billes, autrement dit des liens vers des documents intéressants.

1^ère obligation : avoir une structure juridique

Cette info concerne surtout les particuliers que se lancent dans la formation.

Pouvez-vous être formateur sans avoir une structure juridique (autoentrepreneur à minima) ? Oui, vous pouvez intervenir en tant que salarié (à temps partiel, voire très très partiel !) pour un organisme.

C’est le cas par exemple :

• des formateurs salariés par une société de portage salarial qui est aussi OF
• des formateurs occasionnels qui interviennent de temps en temps (moins de 30 jours par an) dans un OF

Mais si vous voulez contractualiser directement avec vos clients au travers de conventions, devis, contrats, … , vous devez avoir une structure juridique et un SIRET.

2^ième obligation : avoir un numéro de déclaration d’activité ou NDA

Muni de ce SIRET, vous pouvez maintenant demander à la DREETS de votre région le fameux NDA !

Bien sûr il vous faudra un peu plus que le SIRET. Pour la liste des pièces à fournir et la procédure, consultez : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F19087

A noter que “La déclaration d’activité doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la conclusion de la première convention ou premier contrat de formation par le prestataire.”

Donc, si vous êtes sérieux, vous pouvez délivrer des formations en attendant le NDA. Indiquez simplement “En attente de numéro de déclaration d’activité” sur vos documents.

Mais attention, l’attribution d’un NDA n’est pas automatique. En 2019, 16 297 dossiers ont été déposés. 14 282 ont été enregistrés et 2 015 dossiers ont été refusés.

Attention : vous n’êtes pas concernés par l’obligation de déclaration :

• si vous proposez à des particuliers des formations dans le cadre de leurs activités de loisirs (apprendre le piano par exemple);
• si les formations sont délivrées en interne, pour votre personnel et par vos propres moyens.

En passant, je vous rappelle que si vous faites appel à un intervenant extérieur pour vos formations, il doit avoir un NDA.  

3^ième obligation : déposer un bilan pédagogique et financier annuel ou BPF

Ah Les stats ! Que serait un gouvernement sans statistiques ?

Si vous voulez diffuser de l’information sur la formation professionnelle, il vous faut des chiffres.

Vous pouvez alors écrire “21,5 Milliards d’euros ont été dépensés en 2016 pour la formation professionnelle“

Si cela vous intéresse, vous pouvez consulter les stats de l’INSEE sur la formation professionnelle.

Et donc, tous les ans, les OF remontent leurs propres données au gouvernement à travers le BPF.

Vous pouvez discuter de l’intérêt de ce bilan mais, que vous soyez pour ou contre, vous n’avez pas le choix : sans BPF, vous perdrez votre NDA.

En 2019 : 75.119 bilans pédagogiques et financiers ont été transmis et réceptionnés. 5.870 étaient sans activité; 679 en cessation d’activité et 10.833 caducités de déclarations ont été prononcées.

Aie ! 10.833 caducités de déclarations ont été prononcées !

Pour vérifier si vous avez toujours votre NDA, consultez le fichier Excel toujours à jour des OF : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation-l-6351-7-1-du-code-du-travail/

Avant d’aller plus loin : les contrôles

Les obligations qui suivent peuvent sembler baroques mais elles ont une réalité qui se projette méchamment lors des contrôles effectués par les services … de contrôle !

Voici les dysfonctionnements qui ont été relevés lors de 543 contrôles en 2019.

Pour consultez le bilan des contrôles effectués en 2019 : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/bilan_src_2019.pdf

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez éviter les principaux dysfonctionnements en faisant simplement attention. Mais le principe fondateur reste d’être en règle avec la législation.

4^ième obligation : tenir une comptabilité spécifique

Une partie des OF ayant pour seule activité la formation facturent les prestations de formation sans TVA et en cas d’activité mixte (conseil et formation par exemple), une société peut facturer des prestations avec TVA et des formations sans TVA. Or la fraude à la TVA est la bête noire des service fiscaux.

Cette obligation doit donc permettre de vérifier la gestion de la TVA mais aussi la sincérité du BPF.

En clair, vous devez soit tenir une comptabilité analytique, soit modifier votre plan comptable et créer des comptes et sous-comptes spécifiques.

Vous pouvez vous référer à l’Arrêté du 2 août 1995 relatif à l’application des adaptations professionnelles du plan comptable général aux dispensateurs de formation professionnelle ayant un statut de droit privé. Vous étiez nés en 1995 ?

Ou plus simplement, consulter un bon article sur ce point écrit en 2015 par le Cabinet Degrilart

A noter que si vous choisissez de facturer vos formations sans TVA, il suffit d’une déclaration

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R19113

mais ce choix est définitif. Attention : vous ne pourrez plus déduire la TVA des achats de biens et de services effectués pour les besoins de l’activité de formation ! Cela peut faire mal !

5^ième obligation : faire une publicité sincère

Cette obligation repose sur 2 articles du Code du Travail :

La première condition porte donc sur le NDA : vous ne pouvez pas vous prévaloir de votre NDA pour faire croire aux prospects et clients que votre organisme est “de qualité supérieure” !

Dans les faits, si votre NDA est écrit tout petit dans votre pied de page, on ne vous embêtera (peut-être) pas avec ça, sauf si vous êtes un escroc et que l’on souhaite à tout pris vous coincer (cf Al Capone).

Article L6352-12  : La publicité réalisée par un organisme de formation ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.

Si votre publicité est sincère pas de problème. Si ce n’est pas le cas, cet article vous rappelle que la publicité mensongère peut être punie ! Et l’amende est ici de 4500€ plus d’autres désagréments …

Attention tout particulièrement aux mentions sur les modalités de financement des actions de formation et notamment le CPF.

Entre aussi dans cette obligation, le respect de l’utilisation de logos de Datadock, de Qualiopi et de Mon compte formation. Pour chacun, existent des chartes graphiques et chartes d’utilisation à respecter impérativement !

6^ième obligation : établir un règlement intérieur

Règlement intérieur … ou règlement intérieur ? Il ne faut pas confondre le règlement intérieur à destination des salariés de l’OF, édité par le service RH, et celui à destination des stagiaires.

L’article Art. L6352-4 du Code du travail précise : Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l’organisme de formation détermine :

• 1° Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l’établissement ;
• 2° Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction ;
• 3° Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à cinq cents heures.

Si vous ne l’avez pas encore, vous pouvez vous inspirer du modèle disponible dans les documents téléchargeables de la préfecture d’Ile-de-France

Et pour le reste ?

A vous de faire attention ! Les dysfonctionnements indiqués dans le graphique correspondent justement à des dysfonctionnements. Qualiopi vous aidera à les éviter si vous prenez la démarche Qualiopi pour ce qu’elle est : une marche vers plus de Qualité !

Documentation

Vous trouverez sur les sites du ministère du travail et sur les sites des préfectures et des DREETS beaucoup de liens vers des textes et des documents types.

• Le site du ministère
• Le site de la DREETS de la préfecture d’Occitanie
• Le site de la préfecture d’Ile-de-France
• Pour ceux qui ont la fibre juridique : le texte de loi qui encadre les organismes de formation

Pour conclure

Nous venons de passer en revue les principales obligations des organismes de formation.

Mais nous n’avons pas parlé des obligations liées aux activités de la VAE, du bilan de compétence ou de l’apprentissage qui réclameraient eux aussi un article de rappel sur la loi (avant un “rappel à la loi” !). Si quelqu’un veut s’y coller, il peut me contacter pour publier sur ce blog.

J’espère que vous laisserez un commentaire, donnerez votre avis sur cet article, poserez des questions et apporterez vos remarques !