Pour l’ascension du Mont Blanc, certains partent en baskets et sans équipement.

Il en est de même pour Qualiopi : certains, généralement indépendants ou dirigeants d’OF de taille modeste, s’embarquent dans la démarche Qualiopi sans connaissances ni compétences en la matière. Ce post et les posts qui suivront sont pour ces aventuriers.

Mais il faut ici les mettre en garde (cela fait partie de notre devoir d’information et de conseil) : la solution la plus sûre, la plus sérieuse, la plus rapide est l’accompagnement.

Pour l’ascension du Mont Blanc, on peut y arriver seul. Mais avec un guide chevronné, c’est plus sûr.

Pour Qualiopi, c’est pareil !

Intro

Plaquer Qualiopi sur nos pratiques habituelles est quasiment impossible : pour un OF, Qualiopi, c’est une nouvelle manière de travailler. Soyez en conscient !

C’est une nouvelle manière de vendre, de concevoir et de réaliser des formations, une autre manière de gérer les dossiers de formation, les compétences des intervenants, des administratifs, …

Dans ce billet, vous trouverez donc des éléments pour comprendre les fondations de la démarche Qualiopi.

Grâce à cette compréhension, vous pourrez :

• décider comment vous allez travailler à l’avenir
• concevoir, préparer et mettre en place les documents et procédures nécessaires
• être sûr que ce que vous avez fait tiendra la route devant l’auditeur Qualiopi

Dans les prochains posts, nous avancerons critère par critère, indicateur par indicateur pour les OF de taille modeste délivrant des actions de formation (ni bilan de compétence, ni VAE, ni CFA).

Avec les processus, vous comprendrez le pourquoi et le comment des explications, remarques et propositions qui seront faites.

Les fondations de la démarche Qualiopi

Dans la suite, on appellera OF une structure ayant un numéro de déclaration d’activité (NDA). En cas de doute, consultez le post sur les obligations légales des OF.

Voici ce qu’il faut impérativement savoir pour Qualiopi (on va à l’essentiel) :

• Qualiopi est une marque, au même titre qu’Arthur Martin !
• L’article L6313-1 du Code du Travail liste 4 activités qu’un OF peut délivrer : actions de formation, bilans de compétence, VAE et apprentissage
• L’article R. 6316-1 du Code du Travail énonce 7 critères que doit satisfaire l’OF pour être certifié, ce qui lui donne alors le droit d’utiliser la marque Qualiopi
• Le Décret No 2019-565 du 6 juin 2019 précise 32 indicateurs d’appréciation répartis dans les 7 critères.

Par exemple, voici ce que l’on trouve dans ce décret pour le Critère 1 :

Les 4 premières colonnes font référence aux activités décrites dans l’article L6313-1 :

• L6313-1 – 1° Les actions de formation
• L6313-1 – 2° Les bilans de compétences
• L6313-1 – 3° Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE)
• L6313-1 – 4° Les actions de formation par apprentissage, au sens de l’article L. 6211-2.

Lecture : si vous ne faites que des prestations de bilan de compétence, vous n’êtes pas concerné par l’indicateur 3 du critère 1.

Heureusement, vous aurez pour vous faciliter la vie, ce qui sera votre Bible Qualiopi, à savoir le “Guide de lecture du Référentiel national Qualité (RNQ)”

Le 23/11/2023, la version 8 du Guide de Lecture a été publiée. Les nouveautés seront intégrés dans les audits à partir du 23/01/2024.

Ce guide de lecture est à télécharger, imprimer, lire, relire, conserver sous son oreiller (plus une sauvegarde dans son réfrigérateur).

Pour comprendre finement les 7 critères du RNQ nous aurons besoin de la notion de processus et d’un schéma appelé “cartographie des processus”.

Introduction aux processus de gestion usuels

On peut voir un processus comme une série de tâches et d’actions que l’entreprise doit d’accomplir afin d’obtenir un résultat déterminé avec si possible une jolie plus-value.

On distingue alors communément dans toute entreprise 3 types de processus :

• Les processus opérationnels (ou métier, ou de réalisation, ou de fabrication, …) qui permettent la réalisation des produits ou prestations commercialisés
• Les processus support qui fournissent tout ce qui permet la réalisation des processus de fabrication
• Les processus de management (ou de pilotage) qui vont décider des modifications à apporter aux processus opérationnels

Il serait temps maintenant de prendre en compte la fameuse Qualité dont on nous rabat les oreilles. C’est important puisque Qualiopi = Qualité + Calliope, déesse de l’éloquence et muse de la poésie (merci Jean-Luc !).

Pour éviter toute discussion sur la notion de Qualité (avec un Q majuscule), je vous propose de prendre la définition utilisée par la Direction Générale des Entreprises dans un de ses documents. Cette définition est simple et compréhensible :

“La qualité, c’est la capacité à satisfaire les besoins des clients (que ces besoins soient exprimés ou implicites) à travers son organisation et ses prestations.”

www.entreprises.gouv.fr

On peut donc placer sans risque dans le schéma les attentes et besoins des clients et prospects avant les processus.

Et on placera la satisfaction des clients après les processus : l’évaluation de cette satisfaction permettra de décider des améliorations à apporter.

La cartographie des processus devient donc :

Ne reste plus qu’à comprendre les liens entre ce schéma et le Référentiel National Qualité de Qualiopi.

Comprendre les 7 critères à partir des processus de gestion usuels

Voici les critères du référentiel RNQ tels qu’ils sont énoncés dans l’article R. 6316-1 du Code du Travail.

Prenez le temps de lire et d’apprécier : ces critères s’adressent aux indépendants et petits OF comme aux CFA, aux écoles de commerce et aux services formation des établissements hospitaliers ou des fédérations sportives. Ils ont même failli concerner les auto-écoles ! C’est une vrai prouesse !

• Critère 1° Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
• Critère 2° L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• Critère 3° L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
• Critère 4° L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
• Critère 5° La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• Critère 6° L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
• Critère 7° Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Vous remarquerez que les 7 critères du référentiel n’ont pas de titre. Essayons de leur en donner :

• Critère 1 – Information du public concernant la prestation
• Critère 2 – Conception de la prestation
• Critère 3 – Réalisation de la prestation
• Critère 4 – Gestion des moyens humains et matériels
• Critère 5 – Gestion des compétences
• Critère 6 – Environnement professionnel
• Critère 7 – Appréciations, réclamations, améliorations

On voit bien que

• Les critères 1, 2 et 3 correspondent aux processus opérationnels.
• Les critères 4 et 5 aux processus support
• Les critères 6 et 7 aux processus de management

Et voici la cartographie des processus de Qualiopi :

On comprend mieux comment le référentiel a été construit et ce que recouvrent les critères.

Cette compréhension sera fondamentale lorsqu’il faudra interpréter les indicateurs d’appréciation de chaque critère.

A propos des indicateurs

Le RNQ précise les 7 critères et leurs 32 indicateurs. Ceux-ci sont répartis ainsi :

Critères	Indicateurs
Critère 1	1, 2, 3
Critère 2	4, 5, 6, 7, 8
Critère 3	9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
Critère 4	17, 18, 19, 20
Critère 5	21, 22
Critère 6	23, 24, 25, 26, 27, 28, 29
Critère 7	30, 31, 32

En fonction des activités de l’OF, certains indicateurs seront non applicables . Par exemple :

• les indicateurs 14, 15, 20 et 29 ne concernent que les OF délivrant de l’apprentissage, donc les CFA et OFA
• les indicateurs 3, 7 et 16 ne concernent que les OF qui délivrent des prestations conduisant à une certification professionnelle du RNCP,
• les indicateurs 13 et 28 ne concernent que les OF envoyant leurs participants en stage en entreprise (écoles de commerce par exemple).

Les OF de taille modeste seront donc généralement audités sur 23 indicateurs.

Et maintenant

Nous voici donc armés pour attaquer dans de futurs posts les critères un par un, du premier au dernier.

Pour chaque critère, il faudra déterminer les documents et procédures à mettre en œuvre pour satisfaire les exigences de chaque indicateur.

Heureusement, nous pourrons nous appuyer sur le Guide de lecture du RNQ !

Nous répondons par mail à tous les commentaires et à toutes les questions rédigés en Français. Il est donc normal que les réponses aux messages ne figurent pas ci-dessous.
Si vous trouvez difficile de préparer Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons l’habitude d’accompagner les organismes de formation, même modestes, vers la certification Qualiopi.